1. Objetivo del Módulo
Esta funcionalidad permite la actualización masiva de la información de productos existentes en el catálogo del sistema mediante la carga de un layout. Los usuarios pueden modificar datos clave como descripciones, fracciones, y claves para el Complemento Carta Porte (CCP), optimizando el mantenimiento del catálogo de productos y asegurando la precisión de la información utilizada en el sistema y en la comunicación con VUCEM o sistemas de pedimentos.
2. Ubicación dentro del Sistema
La opción para actualizar el catálogo de productos se encuentra en:
Menú > Catálogos > Actualizar Catálogo de Productos
3. Proceso Paso a Paso
Para actualizar la información de productos existentes en el catálogo utilizando un layout, siga estos pasos:
3.1. Consideración Previa: Habilitación de Permisos
Esta opción solo está disponible para usuarios de tráfico que cuenten con el privilegio habilitado en su perfil. Si no visualiza esta opción y la requiere, es necesario que un usuario con perfil de Administrador le otorgue dicho privilegio.
3.2. Generación del Layout para Actualización
Para facilitar la actualización, se recomienda generar primero el layout con los datos existentes de los productos que desea modificar.
Acceder a la Opción de Actualización: En el menú principal, haga clic en "Catálogos" y luego seleccione la opción "Actualizar Catálogo de Productos".
Filtrar Productos (Opcional, pero recomendado): Utilice los filtros de búsqueda disponibles para especificar los productos cuya información desea obtener en el layout.
Acción: Puede utilizar criterios como "Clave de Cliente", "Clave de Proveedor", "Número de Parte", entre otros, para acotar su búsqueda.
Acción: Haga clic en el botón para generar el layout.
Descargar el Layout Base: El sistema abrirá una ventana emergente que le permitirá descargar el archivo del layout. Este archivo contendrá la estructura y los datos actuales de los productos filtrados, los cuales podrá utilizar para capturar las actualizaciones.
Contenido del Layout: Este layout permite actualizar la siguiente información:
Descripción Producto Español COVE.
Descripción Producto Español PEDIMENTO.
Fracción Mexicana a 10 dígitos.
Descripción Producto Inglés.
CCP Clave Producto.
CCP Clave Unidad de Medida.
CCP Clave Unidad de Peso.
CCP Clave Material Peligroso.
CCP Clave Embalaje.
Campos Obligatorios en el Layout: Para que la actualización funcione, los campos de "Clave de Cliente", "Clave de Proveedor" y "Número de Parte" son obligatorios de llenar en el layout.
3.3. Edición y Carga del Layout con Actualizaciones
Una vez que el layout haya sido descargado y los datos a actualizar hayan sido capturados, proceda a cargarlo al sistema:
Acceder a la Opción de Carga: Regrese a la misma opción del menú: "Catálogos > Actualizar Catálogo de Productos".
Seleccionar el Archivo a Cargar: Localice la opción para cargar el archivo.
Acción: Haga clic en el botón para seleccionar el archivo de layout que ha editado con las nuevas actualizaciones.
Consideración: Asegúrese de que el archivo esté guardado en un formato compatible (generalmente XLS o CSV, según la especificación del sistema).
Integrar el Archivo: Una vez seleccionado el archivo, haga clic en el botón de "Cargar" o "Integrar".
Confirmación del Sistema: El sistema procesará el archivo y, una vez completada la actualización, confirmará que los productos han sido actualizados correctamente.
4. Consideraciones Importantes
Esta herramienta es poderosa para actualizaciones masivas y debe usarse con precaución para evitar la sobreescritura accidental de datos.
Los campos obligatorios para la identificación de los productos en el layout son "Clave de Cliente", "Clave de Proveedor" y "Número de Parte". Sin estos, el sistema no podrá identificar el producto a actualizar.
Es posible actualizar información de múltiples clientes y proveedores en un solo archivo de layout, siempre y cuando se incluyan sus respectivas claves.
La exactitud de los datos en el layout es fundamental para una actualización exitosa.
5. Impacto Funcional
Eficiencia en el Mantenimiento del Catálogo: Permite actualizar grandes volúmenes de productos de forma rápida y eficiente, en comparación con la edición manual.
Precisión de la Información: Asegura que los datos críticos de los productos (descripciones, fracciones, datos CCP) estén siempre actualizados y correctos para los diferentes propósitos (COVE, Pedimento).
Optimización de Procesos: La información actualizada impacta directamente en la generación de documentos (COVE, Pedimento) y en la comunicación con VUCEM.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Error de Carga / Archivo Rechazado: Si el sistema no procesa el archivo de layout o reporta un error:
Verificación: Asegúrese de que los campos "Clave de Cliente", "Clave de Proveedor" y "Número de Parte" estén presentes y correctamente llenados en todas las filas del layout.
Verificación: Confirme que el formato del archivo (ej. columnas, tipos de datos) coincida exactamente con el "Template base" descargado y las especificaciones del "Diccionario de datos" (si aplica para este layout).
Verificación: Revise posibles caracteres especiales o formatos de fecha/número incorrectos en el layout.
Producto no actualizado: Si un producto específico no refleja los cambios después de la integración:
Verificación: Asegúrese de que la combinación "Clave de Cliente", "Clave de Proveedor" y "Número de Parte" en el layout coincida exactamente con un producto existente en el catálogo.
Verificación: Confirme que el usuario que realizó la carga cuenta con los privilegios necesarios para esta operación.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Una agencia aduanal necesita actualizar masivamente la fracción arancelaria y las descripciones en español (COVE y Pedimento) de varios productos del cliente "Exportaciones Mundiales S.A. de C.V." y su proveedor "Componentes Globales Ltd.".
Pasos a seguir:
Acceso a la Opción de Actualización: El usuario, con los privilegios de administrador, ingresa a "Catálogos" y selecciona "Actualizar Catálogo de Productos".
Generación del Layout: Para facilitar la tarea, el usuario utiliza los filtros y selecciona "Exportaciones Mundiales S.A. de C.V." como cliente y "Componentes Globales Ltd." como proveedor. Hace clic en el botón para generar el layout.
Descarga y Edición del Archivo: Una ventana emergente aparece, permitiendo al usuario descargar el archivo del layout. El usuario abre el archivo, localiza los productos deseados y modifica las columnas de "Fracción Mexicana a 10 dígitos", "Descripción Producto Español COVE" y "Descripción Producto Español PEDIMENTO" con los nuevos valores. Guarda el archivo con los cambios.
Carga del Archivo Actualizado: El usuario regresa a la opción "Catálogos > Actualizar Catálogo de Productos" en el sistema. Localiza la sección para cargar un archivo.
Selección e Integración: Selecciona el archivo editado desde su equipo y hace clic en el botón de "Cargar" o "Integrar".
Resultado y Verificación:
El sistema procesa el archivo y, en pocos segundos, muestra un mensaje de confirmación de que la actualización se ha realizado con éxito.
El usuario puede verificar los cambios navegando al catálogo de productos y editando cualquiera de los productos actualizados, o revisando la información en las nuevas fichas de clasificación o COVEs generados.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué es un layout en este contexto? Es un archivo con una estructura específica que permite la carga masiva y automatizada de datos para actualizar el catálogo de productos.
¿Qué campos son obligatorios en el layout para identificar un producto? "Clave de Cliente", "Clave de Proveedor" y "Número de Parte".
¿Puedo actualizar productos de diferentes clientes y proveedores en un mismo archivo? Sí, el layout está diseñado para manejar la actualización de productos de múltiples clientes y proveedores simultáneamente, siempre que la "Clave de Cliente" y "Clave de Proveedor" estén correctas en cada fila.
¿Qué hago si no tengo los permisos para esta opción? Debe contactar al administrador de su sistema para que le habilite el privilegio en su perfil de usuario.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 07 de junio de 2025