1. Objetivo del Módulo
Este módulo permite configurar y asignar layouts específicos para la integración de facturas electrónicas al sistema. Facilita la carga automática de información de facturas mediante plantillas predefinidas, asegurando que los datos se integren correctamente según las necesidades de cada cliente y proveedor. Ofrece la posibilidad de asignar múltiples layouts y precargar la información, reduciendo errores y optimizando el proceso de carga masiva de facturas.
2. Ubicación dentro del Sistema
La opción para configurar los layouts de facturas electrónicas se encuentra en:
Menú > Catálogos > Asignar Factura Electrónica a Cliente - Proveedor
3. Proceso Paso a Paso
Para asignar y gestionar los layouts de facturas electrónicas para clientes y proveedores, siga estos pasos:
Acceder a la Configuración de Layouts: En el menú principal del sistema, dentro del módulo "Catálogos", seleccione la opción "Asignar Factura Electrónica a Cliente - Proveedor".
Seleccionar Cliente y Proveedor:
Acción: Previamente, seleccione el cliente y el proveedor para los cuales desea configurar el layout.
Resultado: Una vez seleccionados, el sistema mostrará los diferentes layouts disponibles que pueden ser integrados para esa combinación de cliente y proveedor.
Revisar la Información del Layout: Para cada layout disponible, el sistema desplegará la siguiente información detallada que ayudará al usuario a seleccionar el más adecuado para su operación:
Nombre: Nombre asignado por el sistema al layout.
Nivel: Indica el módulo(s) que el layout puede alimentar: "datos generales y detalle de factura" o "solo detalle de factura".
Lógica del reporte: Proporciona una explicación del funcionamiento del layout, incluyendo qué proceso realiza, qué cálculos efectúa, qué delimitadores utiliza y qué registros inserta, actualiza o borra.
Campos: Muestra el orden específico de los campos que deben respetarse para el correcto funcionamiento del layout.
Template base: Permite la descarga de un archivo con la estructura predefinida del layout, que puede ser utilizado como plantilla para capturar la información y luego integrarla al sistema.
Diccionario de datos: Presenta información técnica y detallada sobre cómo debe ser llenado el layout, incluyendo tipos de dato, longitudes de campo y si el campo es obligatorio u opcional.
Seleccionar el Layout Deseado: Una vez revisada la información, seleccione el layout que mejor se adecúe a la operación de ese cliente y proveedor.
Asignar Layout a Todos los Proveedores Pendientes (Opcional):
Ventaja: Si desea aplicar un layout específico a todos los proveedores del cliente seleccionado que aún no tienen un layout asignado, localice y haga clic en la opción que permite determinar un layout a todos los proveedores pendientes. Esta opción facilita la configuración masiva.
Guardar Configuración: Guarde los cambios para que el layout seleccionado quede asociado al cliente-proveedor.
Una vez que el layout esté configurado, el usuario podrá integrar la información de las facturas electrónicas de manera automática desde el módulo de facturas, utilizando el layout preestablecido.
4. Consideraciones Importantes
La asignación de layouts se realiza por combinación de cliente y proveedor, ofreciendo gran flexibilidad.
Es fundamental descargar y revisar el "Template base" y el "Diccionario de datos" para asegurar que la información se capture correctamente en el archivo del layout.
La opción de asignar un layout a todos los proveedores pendientes agiliza la configuración inicial para clientes con muchos proveedores.
5. Impacto Funcional
Integración Automatizada: Permite la integración automática y masiva de facturas electrónicas al sistema, reduciendo la captura manual.
Flexibilidad de Formatos: Soporta múltiples layouts, adaptándose a diversas estructuras de archivos de facturas electrónicas de diferentes proveedores.
Reducción de Errores: Al proporcionar un template y un diccionario de datos, y al automatizar la carga, se minimizan los errores de captura manual.
Eficiencia Operativa: Agiliza significativamente el proceso de procesamiento de facturas, mejorando la productividad.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Error al integrar el layout: Si el sistema arroja un error durante la integración de un archivo de layout:
Verificación: Asegúrese de que el archivo que intenta integrar siga exactamente la estructura y el orden de campos indicados en el "Template base".
Verificación: Consulte el "Diccionario de datos" para verificar los tipos de dato, longitudes y si todos los campos obligatorios están llenos correctamente.
Verificación: Confirme que el layout seleccionado en el sistema sea el mismo que el del archivo que está intentando integrar.
Datos incompletos o incorrectos en el sistema después de la integración:
Verificación: Revise la "Lógica del reporte" para entender cómo el layout procesa la información y qué cálculos realiza. Puede que la información no esté en el formato esperado por la lógica del layout.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Un administrador necesita configurar un layout específico para que el cliente "Importaciones Rápidas S.A." pueda integrar facturas electrónicas de su proveedor "Global Sourcing Inc." de manera automática, utilizando un formato de archivo que ya tienen.
Pasos a seguir:
Acceso a Configuración: El administrador ingresa al sistema y navega a "Catálogos > Asignar Factura Electrónica a Cliente - Proveedor".
Selección de Entidades: Selecciona "Importaciones Rápidas S.A." como cliente y "Global Sourcing Inc." como proveedor.
Revisión de Layouts: El sistema despliega varios layouts. El administrador revisa la "Lógica del reporte", los "Campos" y el "Diccionario de datos" de cada uno para encontrar el que se ajusta al formato de archivo de "Global Sourcing Inc.". Identifica un layout llamado "Layout_Factura_Std_GlobalSourcing".
Descarga de Template (Opcional, pero recomendado): Para asegurar la compatibilidad, el administrador descarga el "Template base" y el "Diccionario de datos" de "Layout_Factura_Std_GlobalSourcing".
Asignación y Guardado: El administrador selecciona "Layout_Factura_Std_GlobalSourcing" y guarda la configuración.
Resultado y Verificación:
A partir de este momento, los usuarios de "Importaciones Rápidas S.A." podrán preparar sus archivos de facturas de "Global Sourcing Inc." utilizando la estructura del "Template base" y luego integrarlos automáticamente al sistema a través del módulo de facturas, utilizando el layout configurado. Esto asegura una carga de datos eficiente y precisa.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Puedo usar un solo layout para todos mis proveedores? El sistema permite asignar layouts por cliente-proveedor. Si un layout específico se adapta a varios proveedores, puede asignarlo individualmente. La opción de "determinar a todos los proveedores pendientes" es útil para un cliente con muchos proveedores con el mismo formato.
¿Qué hago si no encuentro un layout que se adapte a mi formato de archivo? Deberá contactar al departamento de Global PCNet Tráfico para evaluar la posibilidad de desarrollar un nuevo layout personalizado.
¿El "Template base" y el "Diccionario de datos" son lo mismo? No, el "Template base" es un archivo con la estructura de las columnas, mientras que el "Diccionario de datos" proporciona las reglas detalladas para el contenido de cada columna (tipo de dato, longitud, obligatoriedad, etc.). Ambos son complementarios.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 07 de junio de 2025