1. Objetivo del Módulo
Esta actualización permite establecer una moneda predeterminada para cada proveedor en el sistema. Al configurar una "Moneda por Default" para un proveedor, el sistema precarga automáticamente esa moneda al integrar facturas de dicho proveedor, lo que reduce errores de captura y optimiza el proceso. El sistema también valida la existencia de un factor de moneda extranjera vigente y alerta al usuario en caso de inconsistencias o de utilizar una moneda diferente a la predeterminada.
2. Ubicación dentro del Sistema
La opción para configurar la "Moneda por Default" se encuentra en:
Menú > Catálogos > Clientes > Proveedores
Dentro de la configuración de cada proveedor.
3. Proceso Paso a Paso
Para establecer una moneda predeterminada para un proveedor y observar su precarga al integrar facturas, siga estos pasos:
Acceder al Catálogo de Proveedores: En el menú principal, haga clic en "Catálogos", luego en "Clientes" y finalmente seleccione "Proveedores".
Seleccionar/Editar Proveedor: Busque el proveedor al que desea asignarle una moneda por defecto y acceda a su edición.
Configurar "Moneda por Default": Dentro de los datos del proveedor, localice el campo "Moneda por Default" y seleccione la moneda deseada (ej. USD, MXN, EUR).
Consideración: Elija la moneda que el proveedor utiliza con mayor frecuencia en sus facturas.
Guardar Cambios: Haga clic en el botón para guardar la configuración del proveedor.
Comportamiento del sistema al integrar una factura:
Iniciar Integración de Factura: Proceda a integrar una nueva factura correspondiente al proveedor al que le configuró una "Moneda por Default".
Precarga Automática de Moneda: El sistema precargará automáticamente la moneda que fue establecida por defecto para ese proveedor en la factura que está integrando.
Validación de Factor de Moneda Extranjera:
Si la moneda es extranjera: El sistema validará que exista un factor de moneda extranjera vigente para la fecha de la factura.
Alerta de Omisión: En caso de no contar con un factor de moneda extranjera vigente, el sistema emitirá una alerta al usuario.
Integración con Moneda Diferente (Opcional):
Acción: Si necesita integrar una factura con una moneda diferente a la preconfigurada para el proveedor, seleccione manualmente la moneda correcta durante la integración.
Alerta del Sistema: El sistema detectará la discrepancia y generará una alerta antes de proceder con la integración, notificando al usuario que la moneda es diferente a la establecida por default para el proveedor.
Continuar Integración: Después de la alerta, el sistema permitirá continuar con la integración de la factura con la moneda seleccionada.
4. Consideraciones Importantes
La "Moneda por Default" es una herramienta para optimizar la captura, no una restricción absoluta; el sistema permite integrar facturas con monedas diferentes si es necesario.
La funcionalidad de precarga de moneda depende de la correcta configuración de la moneda en el catálogo del proveedor.
Es fundamental mantener actualizados los factores de moneda extranjera en el sistema para evitar alertas y asegurar la correcta valoración de las facturas.
5. Impacto Funcional
Reducción de Errores de Captura: La precarga automática de la moneda disminuye la probabilidad de errores humanos al integrar facturas.
Eficiencia Operativa: Agiliza el proceso de integración de facturas, especialmente para proveedores con una moneda de operación habitual.
Validación Automática: El sistema realiza una validación de factores de moneda extranjera vigentes, alertando al usuario sobre posibles problemas antes de finalizar la integración.
Flexibilidad: Aunque hay una moneda predeterminada, el sistema permite la integración de facturas con otras monedas, ofreciendo una alerta informativa al usuario.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Alerta: "Omisión de factor de moneda extranjera":
Causa: Se intenta integrar una factura en moneda extranjera y el sistema no encuentra un factor de moneda extranjera vigente para la fecha de la factura.
Solución: Verifique y registre el factor de moneda extranjera correspondiente a la fecha de la factura en el sistema.
Alerta al integrar factura con moneda diferente a la predeterminada:
Causa: La moneda seleccionada para la factura es diferente a la "Moneda por Default" configurada para el proveedor.
Solución: Esta es una alerta informativa que le avisa de la diferencia. Si es intencional, puede proceder con la integración. Si no lo es, verifique la moneda de la factura o la configuración del proveedor.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Un proveedor, "TecnoComponentes S.A. de C.V.", emite la mayoría de sus facturas en Dólares Americanos (USD). Un usuario desea configurar el sistema para que USD sea la moneda por defecto al integrar facturas de este proveedor y observar el comportamiento del sistema.
Pasos a seguir para configurar la Moneda por Default:
Acceso a Catálogo de Proveedores: El usuario ingresa a "Catálogos", luego "Clientes" y selecciona "Proveedores".
Edición de Proveedor: Busca "TecnoComponentes S.A. de C.V." en la lista y hace clic en su botón de edición.
Selección de Moneda por Default: En la sección de datos del proveedor, el usuario localiza el campo "Moneda por Default" y selecciona "USD".
Guardar Cambios: El usuario hace clic en el botón para guardar la configuración.
Comportamiento al integrar una factura de "TecnoComponentes S.A. de C.V.":
Inicio de Integración: El usuario comienza el proceso de integrar una nueva factura del proveedor "TecnoComponentes S.A. de C.V.".
Precarga de Moneda: Al seleccionar el proveedor, el campo de moneda en la factura se precarga automáticamente con "USD". Esto evita que el usuario tenga que seleccionarla manualmente y reduce el riesgo de error.
Validación de Factor de Moneda:
Si para la fecha de la factura no existe un factor de cambio de USD a la moneda local, el sistema mostrará una alerta indicando la "omisión de factor de moneda extranjera".
Si el usuario decide cambiar la moneda de la factura a EUR (diferente al USD configurado por default), el sistema mostrará una alerta informando que la moneda seleccionada es diferente a la establecida por defecto para el proveedor, pero le permitirá continuar con la integración.
Resultado y Verificación:
La moneda se precarga correctamente, optimizando la captura.
El sistema notifica sobre factores de moneda faltantes, asegurando la valoración correcta.
El usuario es informado si integra con una moneda diferente, manteniendo la flexibilidad.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿La "Moneda por Default" impide que se integren facturas con otras monedas? No, solo precarga la moneda predeterminada. Si es necesario, puede seleccionar una moneda diferente durante la integración, y el sistema le avisará con una alerta informativa.
¿Qué sucede si no tengo un factor de moneda extranjera vigente? El sistema emitirá una alerta. Es crucial tener factores de moneda actualizados para la correcta valoración de las facturas.
¿Dónde configuro los factores de moneda extranjera? (Este manual no provee esta información, se sugiere buscar en la documentación del sistema o contactar a soporte).
Control de Versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 07 de junio de 2025