Manual de Usuario: Procesamiento de Facturas : Ayuda Tráfico

1. Objetivo del Módulo

El servicio de procesamiento de facturas consiste en analizar el contenido de un archivo PDF (nativo o digitalizado) o XLS (Excel) con la información de una factura de importación o exportación para extraer los datos de la factura e integrarlos al sistema de tráfico sin necesidad de la captura manual. Este servicio está diseñado para optimizar la eficiencia del personal del corporativo aduanal, agilizar los procesos aduaneros, minimizar errores de captura y generar un ahorro significativo de tiempo, ya que las facturas pueden ser integradas al Banco de Facturas o directamente a una referencia de tráfico en cuestión de minutos.

2. Ubicación dentro del Sistema

El servicio de procesamiento de facturas interactúa con las siguientes ubicaciones:

Activación del Servicio:
- Plantillas de Facturas a Procesar: Para dar de alta y gestionar los formatos de factura que se desean automatizar.
Solicitud de Procesamiento de Facturas:
- Menú Principal > Facturas > Solicitar Procesar Factura (inserta la factura procesada dentro del Banco de Facturas por defecto).
- Dentro de la referencia de tráfico / Facturas: inserta la factura procesada dentro de la referencia de tráfico donde la solicitaron.
Monitoreo del Historial:
- Menú Principal > Facturas > Monitor de Facturas Procesadas.

3. Proceso Paso a Paso

El procesamiento de facturas implica la activación del servicio para una plantilla, el envío de facturas a procesar y el monitoreo de su estado.

3.1. Pasos para Activar el Servicio de Procesamiento de Facturas

Dar de Alta las Plantillas de Factura:
- Acción: El corporativo aduanal debe ingresar a la opción "Plantillas de Facturas a Procesar" en el sistema.
- Acción: Desde allí, registrar los formatos de factura (plantillas) que desean automatizar para la captura.
Análisis de la Plantilla por Global PCNet:
- Proceso: Una vez dada de alta, Global PCNet analizará si el formato de factura proporcionado (plantilla) cumple con los requisitos necesarios para su procesamiento automático. Este análisis normalmente toma un par de días.
- Notificación: Global PCNet les estará notificando vía correo electrónico a las cuentas que ustedes asignaron dentro del módulo sobre el estatus de cada plantilla solicitada.
Asignación de Cuenta de Correo Única:
- Resultado: Si Global PCNet notifica que la plantilla está LISTA PARA UTILIZARSE, el sistema de tráfico le asignará una cuenta de correo electrónico ÚNICA y personalizada por cada plantilla aprobada.
- Postcondición: A partir de ese momento, el corporativo aduanal puede hacer uso de esa plantilla.

3.2. Formas de Enviar Facturas a Procesar

Una vez que una plantilla está lista, el corporativo aduanal puede enviar facturas a procesar de las siguientes maneras:

Envío por Correo Electrónico (Recomendado):
- Mediante "FORWARD" (Reenvío): Si el ejecutivo de tráfico ya recibe las facturas por correo electrónico, la forma más fácil y rápida es dar un "FORWARD" (reenviar) a la cuenta de correo asignada para esa plantilla.
- Compartiendo la Cuenta de Correo: Pueden compartir la cuenta de correo electrónico personalizada a la gente que emite las facturas (ejemplo: en una operación de importación, al proveedor). En lugar de que el proveedor envíe las facturas directamente al ejecutivo de tráfico de la agencia aduanal, ahora las puede enviar a la cuenta de correo personalizada y las facturas se van a integrar directamente al sistema de tráfico en cuestión de minutos.
- Indicando la Referencia en el Correo: Para evitar que las facturas se inserten por defecto en el Banco de Facturas y tener que moverlas manualmente, pueden indicar la referencia de tráfico deseada directamente en el asunto (subject) del correo electrónico.
  - Formato: Utilice la clave REF#: seguida de la referencia dada de alta en el sistema de tráfico.
  - Ejemplo: REF#:VCX-12345
  - Validaciones: El sistema hará todas las validaciones como si estuviera dentro del sistema de tráfico (que sea una referencia válida, que sea una referencia del cliente correcto, etc.). REF#: es el único texto que se toma del correo, con la idea de evaluar si pueden insertar las facturas en la referencia que indican; todo lo demás lo ignora, por lo tanto, no hay de qué preocuparse si viene información en el cuerpo del correo, otras cuentas de correo, la firma de quien manda el correo, etc.
- Consideración: La cantidad de facturas que pueden adjuntar y el tamaño total del correo (MB) va a depender de las reglas que tenga configuradas su proveedor de correos.
Solicitar Procesar Factura desde el Sistema de Tráfico (Carga Manual):
- Acción: Acceda a la opción "Solicitar Procesar Factura" desde el sistema de tráfico.
- Acción: Haga clic en el botón "Browse..." para seleccionar el archivo de la factura (PDF o XLS) desde su equipo.
- Destino de la Factura:
  - Menú Principal / Facturas: Al usar esta ruta, la factura procesada se inserta directamente en el BANCO DE FACTURAS.
  - Dentro de la referencia de tráfico / Facturas: Al usar esta ruta, la factura procesada se inserta directamente en la referencia de tráfico desde donde se solicitó.

3.3. Monitoreo del Historial de Facturas Procesadas

Para tener una visión completa del historial de facturas que se han procesado:

Acceder a "Monitor de Facturas Procesadas": Diríjase a Menú Principal > Facturas > Monitor de Facturas Procesadas.
Revisar el Historial Detallado: Aquí podrá ver un detalle de todo el proceso de solicitud para procesar cada factura, incluyendo:
- Usuario que solicitó el procesamiento: Quién inició la petición.
- Fecha/hora que se envió la solicitud: Momento del envío.
- Estatus del procesamiento: Puede ser "Pendiente", "Factura insertada" o "Factura con errores".
- Número de factura / cantidad de ítems procesados: Resumen de la factura.
- Fecha/hora que se entregó la factura procesada en el sistema de tráfico: Cuándo finalizó el proceso.
- Módulo en el que se entregó la factura procesada: Indica si fue en la "referencia" o en el "banco de facturas".
- Link para descargar la factura en PDF: Permite descargar el PDF original para su revisión (Nota: Si el archivo original fue XLS, es posible que se convierta a PDF para la visualización en el monitor o se proporcione el link para el XLS si la plataforma lo soporta directamente).
- Detalle de los mensajes de error (si aplica): Proporciona información sobre el motivo del error.
  - Errores de datos: Por ejemplo, se detectó que no se tiene una UMC No Válida capturada en el sistema y la factura indica utilizarla. El sistema alerta en qué ítem de la factura viene dicha UMC No Válida, y el sistema espera a que el usuario la capture, para que en automático, a los minutos de que la den de alta, el proceso detecta que ya cumple con los datos necesarios e inserta la factura al tráfico sin necesidad de que el usuario la vuelva a reenviar para procesar.
  - Errores de integración: Donde por alguna razón que les indicará el sistema cuál fue, es imposible de procesar esa factura.

4. Consideraciones Importantes

Formatos Compatibles: Todas las facturas deberán estar en formato PDF (nativo o digitalizado) o XLS (Excel).
Plantilla por Formato: Se requiere una plantilla por cada formato distinto de factura de un mismo cliente-proveedor.
Facturas Recomendadas: Es ideal utilizar este servicio para facturas que se reciben con frecuencia, de manera repetitiva, o que tienen una gran cantidad de ítems, para maximizar los beneficios de la automatización.
Análisis de Plantilla: Global PCNet analiza cada formato (plantilla) para determinar si es apto para el procesamiento.
Responsabilidad de la Información: Esta herramienta evita la captura manual, pero Global PCNet no se hace responsable de la veracidad de la información. Por lo tanto, es responsabilidad del corporativo aduanal el de revisar que la factura procesada sea 100% veraz contra lo que se desea importar/exportar.

5. Impacto Funcional

Mayor Eficiencia: Libera al personal del corporativo aduanal de la tarea manual de captura de facturas.
Procesos Aduaneros Ágiles: Reduce el tiempo de procesamiento de documentos, contribuyendo a un despacho más rápido.
Minimización de Errores: Al automatizar la extracción de datos, se eliminan los errores de captura humana.
Ahorro de Tiempo: La integración de facturas se realiza en minutos, generando un ahorro significativo de tiempo.
Flexibilidad de Integración: Permite integrar facturas directamente en las referencias o en el Banco de Facturas, según la necesidad, y soporta múltiples formatos de archivo.

6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema

Errores de Datos (ej. UMC No Válida):
- Mensaje: El sistema puede alertar que "no se tiene una UMC No Válida capturada en el sistema y la factura indica utilizarla", indicando en qué ítem de la factura viene dicha UMC No Válida.
- Solución: El sistema esperará a que el usuario la capture en el catálogo de UMC No Válidas (ver manual "Procesamiento de Facturas: UMC No Válidas (Global Invoicing)"). Una vez que se da de alta, el proceso detecta que ya cumple con los datos necesarios e inserta la factura al tráfico sin necesidad de que el usuario la vuelva a reenviar para procesar.
Errores de Integración:
- Mensaje: El sistema indicará la razón específica por la cual fue imposible procesar esa factura (ej. archivo corrupto, formato no reconocido a pesar de la plantilla).
- Solución: Revise el detalle del error en el "Monitor de Facturas Procesadas" y realice las correcciones necesarias en el archivo fuente, o contacte a soporte si el problema persiste.
Factura no se inserta en la referencia indicada en el correo:
- Causa: La clave REF#: en el asunto del correo no es válida, la referencia no existe, no pertenece al cliente correcto, o el formato del asunto no es el esperado.
- Solución: Verifique la sintaxis REF#:NUMERO_REFERENCIA y la validez de la referencia. Si hay algún error, la factura se insertará por defecto en el Banco de Facturas.

7. Ejemplo Práctico (descriptivo)

Escenario 1: Envío de Factura por Correo para Procesamiento Automático. Un ejecutivo de tráfico recibe una factura en formato PDF por correo electrónico de un proveedor para la referencia VCX-12345. Esta factura utiliza una plantilla que ya ha sido aprobada y tiene una cuenta de correo asignada: plantilla_A@procesamientofacturas.com.

Pasos a seguir:

Reenvío del Correo: El ejecutivo de tráfico simplemente da "FORWARD" (reenviar) al correo recibido, y en el asunto del correo, añade: REF#:VCX-12345. Envía el correo a plantilla_A@procesamientofacturas.com.
Procesamiento y Monitoreo: En cuestión de minutos, el sistema procesa el archivo adjunto.
Verificación: El ejecutivo va a la referencia VCX-12345 en el sistema de tráfico y encuentra la factura ya integrada. Alternativamente, puede revisar el "Monitor de Facturas Procesadas" para ver el estatus "Factura insertada" y el módulo de entrega ("referencia").

Resultado y Verificación:

La factura se integra automáticamente a la referencia correcta sin necesidad de captura manual, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Escenario 2: Error por UMC No Válida en una Factura Procesada (Ejemplo con XLS). Una factura enviada a procesar en formato XLS arroja un estatus de "Factura con errores" en el Monitor de Facturas Procesadas. El detalle indica: "Se detectó que no se tiene una UMC No Válida capturada en el sistema y la factura indica utilizarla. Ítem #2: 'CAJAS'".