1. Objetivo del Módulo
Esta funcionalidad permite subdividir una factura previamente capturada en el banco de facturas y asignar partes de ella (o la totalidad) a tráficos específicos. Es útil cuando una única factura ampara mercancías o volúmenes que serán despachados en diferentes operaciones de tráfico. El sistema facilita la gestión de la cantidad de productos disponibles de la factura original y asegura la coherencia de datos entre la factura subdividida y el tráfico al que se asigna.
2. Ubicación dentro del Sistema
La funcionalidad de subdivisión de facturas se encuentra y afecta a los siguientes módulos:
Banco de Facturas: Para la captura y configuración inicial de la factura a subdividir.
Módulo de Facturas > Asignar Factura/Productos Subdividida de Banco a Tráfico: Para realizar la asignación de partes de la factura a tráficos específicos.
3. Proceso Paso a Paso
Para trabajar con una factura subdividida desde el banco de facturas y asignarla a un tráfico específico, siga estos pasos:
3.1. Configuración Inicial de la Factura en el Banco de Facturas
Capturar la Factura: Asegúrese de que la factura que desea subdividir ya esté previamente capturada en el banco de facturas.
Marcar como "Factura para control de subdivisiones": Al capturar o editar la factura, asegúrese de marcar la opción "¿Factura para control de subdivisiones?".
Llenar Datos Complementarios de la Factura: Una vez capturados los datos generales de la factura, diríjase a la sección de "Datos Complementarios de la Factura", que se encuentra al pie de la página. Deberá indicar los siguientes datos:
Tipo de Operación: Seleccione el tipo de operación.
Tipo de Embarque: Seleccione el tipo de embarque.
Patente: Ingrese o seleccione la patente correspondiente.
Cuadrar la Factura: Asegúrese de que la factura esté correctamente "cuadrada" (es decir, que los totales y la información de los ítems sean consistentes).
Solicitar el COVE (Opcional, pero recomendado): Una vez que la factura esté cuadrada y configurada, puede proceder a solicitar el COVE si es necesario para la operación.
3.2. Asignación de Factura/Productos Subdividida a Tráfico
Para asignar esta factura o una parte de ella a un tráfico específico:
Acceder a la Opción de Asignación: En el menú principal, diríjase al módulo de "Facturas" y seleccione la opción "Asignar Factura/Productos Subdividida de Banco a Tráfico".
Seleccionar Cliente y Capturar Factura:
Acción: Deberá seleccionar el cliente al que pertenece la factura.
Acción: Luego, capture el número de la factura que desea asignar.
Resultado: El sistema precargará automáticamente todos los tráficos que pertenecen a ese cliente y las facturas que coincidan con la que usted capturó.
Seleccionar Tráfico y Factura para Asignar:
Acción: Elija el tráfico específico al que desea enviar la factura o parte de ella.
Precondición: El tráfico seleccionado deberá tener en la sección de "Datos Iniciales del Pedimento" los mismos datos que la factura tiene en sus "Datos Complementarios" (Tipo de Operación, Tipo de Embarque y Patente).
Acción: Seleccione la factura que necesita enviar a esa referencia de tráfico.
Resultado: Cuando se selecciona una factura, el sistema precargará automáticamente los productos disponibles en esa factura y la cantidad disponible de cada producto.
Seleccionar Ítem(s) y Cantidad a Asignar:
Acción: Seleccione el(los) ítem(s) de la factura que desea asignar al tráfico.
Acción: Indique la cantidad específica de cada ítem que será asignada a ese tráfico.
Confirmar Asignación: Haga clic en el botón "Asignar Factura/Productos a Tráfico".
4. Consideraciones Importantes
La factura original debe estar marcada como "¿Factura para control de subdivisiones?" para que esta funcionalidad opere.
Es crucial que los datos complementarios de la factura (Tipo de Operación, Tipo de Embarque, Patente) coincidan con los "Datos Iniciales del Pedimento" del tráfico al que se asignará, para evitar errores de validación.
El sistema controlará las cantidades disponibles de cada producto en la factura original, asegurando que no se asigne más de lo disponible.
5. Impacto Funcional
Flexibilidad en la Gestión de Facturas: Permite que una sola factura ampare múltiples operaciones de tráfico, optimizando la administración de documentos.
Control de Inventario y Cantidades: Proporciona un control preciso sobre las cantidades de producto asignadas de una factura subdividida a diferentes tráficos.
Precisión de Datos: Asegura la coherencia de información entre la factura, el tráfico y el pedimento, minimizando discrepancias.
Eficiencia Operativa: Agiliza el proceso de asociación de mercancías a operaciones de tráfico, especialmente en casos de grandes volúmenes o facturas complejas.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Factura no aparece disponible para subdivisión:
Verificación: Asegúrese de que la factura esté previamente capturada en el banco de facturas y que la opción "¿Factura para control de subdivisiones?" esté marcada.
Mensaje de error al asignar por "Datos Iniciales del Pedimento" no coinciden:
Causa: El "Tipo de Operación", "Tipo de Embarque" o "Patente" en los datos complementarios de la factura no coinciden con los "Datos Iniciales del Pedimento" del tráfico seleccionado.
Solución: Edite la factura en el banco de facturas o el tráfico para asegurar la coherencia de estos campos antes de intentar la asignación.
Imposibilidad de asignar la cantidad deseada de un producto:
Causa: La cantidad disponible del producto en la factura ya ha sido asignada a otros tráficos.
Solución: Verifique la cantidad disponible mostrada por el sistema. Si necesita más, revise si hay otras facturas o si la asignación anterior fue un error.
La referencia de tráfico deseada no aparece en la lista al intentar asignar la factura/productos subdividida:
Causa: La referencia de tráfico ya tiene la fecha de cruce capturada.
Solución: La presencia de la fecha de cruce en la referencia la excluye de la lista de opciones para subdivisión. Deberá revisar si la fecha de cruce fue capturada y gestionarla según su flujo operativo (ej. eliminarla temporalmente si es posible y si la operación no ha cruzado) para que la referencia vuelva a aparecer en la lista.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Una agencia aduanal recibe una factura "INV-001" con 1000 unidades de "Producto A". Estas 1000 unidades serán despachadas en dos tráficos diferentes (Tráfico 1 y Tráfico 2), 500 unidades en cada uno. La factura "INV-001" ya está en el banco de facturas y marcada para subdivisiones.
Pasos a seguir:
Configuración de Factura (Previa):
El usuario se asegura de que "INV-001" esté capturada en el banco de facturas y marcada como "¿Factura para control de subdivisiones?".
También verifica que los "Datos Complementarios" de la factura (Tipo de Operación, Tipo de Embarque, Patente) estén correctos.
Acceso a Asignación: El usuario va a "Facturas > Asignar Factura/Productos Subdividida de Banco a Tráfico".
Selección de Cliente y Factura: Selecciona el cliente y captura "INV-001". El sistema precarga los tráficos del cliente y la factura.
Asignación al Tráfico 1:
Selecciona "Tráfico 1".
El sistema precarga "Producto A" con 1000 unidades disponibles.
El usuario selecciona "Producto A" e ingresa "500" como cantidad a asignar.
Hace clic en "Asignar Factura/Productos a Tráfico".
Asignación al Tráfico 2:
El usuario repite el proceso, seleccionando "Tráfico 2".
El sistema ahora muestra "Producto A" con "500" unidades disponibles (las restantes).
El usuario selecciona "Producto A" e ingresa "500" como cantidad a asignar.
Hace clic en "Asignar Factura/Productos a Tráfico".
Resultado y Verificación:
La factura "INV-001" queda ligada a ambos tráficos. Al consultar los ítems de los tráficos, el usuario verifica que 500 unidades de "Producto A" están asignadas a "Tráfico 1" y las otras 500 a "Tráfico 2". El sistema ha gestionado la subdivisión de forma precisa y el control de cantidades disponibles se actualiza automáticamente.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué significa "cuadrar la factura"? Implica que la información total de la factura (suma de ítems, cantidades, valores) es consistente y no presenta errores que impidan su procesamiento.
¿Es obligatorio que la factura esté marcada para "control de subdivisiones"? Sí, esta es una precondición fundamental para poder utilizar la funcionalidad de subdivisión desde el banco de facturas.
¿Qué pasa si los datos entre factura y tráfico no coinciden? El sistema no permitirá la asignación y mostrará un mensaje de error, indicando la inconsistencia entre los datos complementarios de la factura y los datos iniciales del pedimento del tráfico.
¿Puedo subdividir una factura ya asignada parcialmente? Sí, el sistema mostrará la cantidad restante disponible de cada producto para futuras asignaciones a otros tráficos.
¿Por qué la referencia de tráfico deseada no aparece en la lista para asignar la factura/productos subdividida? Esto se debe a que la referencia de tráfico ya tiene una fecha de cruce capturada. Las referencias con fecha de cruce se excluyen de esta lista de opciones de asignación. Para que la referencia aparezca, deberá revisar si la fecha de cruce fue capturada y gestionarla según su flujo operativo (ej. eliminarla temporalmente si es posible y si la operación no ha cruzado).
Control de Versiones
Número de Versión: 1.2
Fecha de Actualización: 24 de junio de 2025
Cambios Incluidos: Corrección de la descripción del error en la sección 6 y FAQ, para aclarar que el problema es la no aparición de la referencia en el listado debido a la fecha de cruce, no la deshabilitación de la opción.