1. Objetivo del Módulo
Este ajuste del sistema permite la precarga automática de datos de productos desde el catálogo de productos hacia el detalle de factura, tanto en el banco de facturas como en las referencias de tráfico. El objetivo es agilizar la captura de información, reducir errores manuales y garantizar la consistencia de los datos al ingresar los ítems de las facturas.
2. Ubicación dentro del Sistema
La funcionalidad de precarga de campos del catálogo de productos aplica en:
Catálogo de Productos: Donde se capturan los datos de los productos que serán precargados.
Referencias de Tráfico > Facturas > Detalle de Factura: Al capturar productos individualmente o de forma múltiple.
Banco de Facturas > Detalle de Factura: Al capturar productos individualmente o de forma múltiple.
3. Proceso Paso a Paso
La precarga de campos del catálogo de productos se activa automáticamente al ingresar claves de producto en el detalle de factura, siempre que la información esté configurada en el catálogo.
3.1. Configuración de Datos en el Catálogo de Productos (Precondición)
Para que la precarga funcione, es necesario que los datos del producto estén previamente capturados en el catálogo de productos. Se hace énfasis en los siguientes campos, ya que son los que se verán reflejados al precargar:
Peso Unitario
Descripción del Producto en español
Descripción del Producto en inglés
UMC (Unidad de Medida de Comercialización)
Fracción (Arancelaria)
UMT (Unidad de Medida de Tarifa)
Fracción Americana
ECCN (Export Control Classification Number)
País de Origen
3.2. Precarga de Campos al Capturar Detalle de Factura
Una vez que los datos del producto están en el catálogo, la precarga se activa en las siguientes situaciones:
3.2.1. Captura Individual de Productos en Detalle de Factura
Acceder al Detalle de Factura: Ingrese a la captura del detalle de factura, ya sea en una referencia de tráfico o en el banco de facturas.
Capturar la Clave del Producto: Al teclear la clave del producto en el campo correspondiente.
Observar Precarga Automática: El sistema precargará automáticamente todos los datos del producto que se tengan previamente registrados en el catálogo en los campos respectivos del detalle de factura.
3.2.2. Captura Múltiple de Productos en Detalle de Factura
Acceder a la Opción de Captura Múltiple: Dentro del detalle de factura, seleccione la opción que brinda el sistema para precargar de manera múltiple el detalle de factura.
Activar la Validación y Precarga: Asegúrese de que la opción "¿Validar y precargar los datos del producto al momento de teclear cada número de parte?" esté seleccionada con la opción "SI".
Capturar Número de Parte: Comience a teclear cada número de parte en la interfaz de captura múltiple.
Observar Precarga Automática: El sistema activará la precarga automática de la información del catálogo de producto dentro de dicha captura, rellenando los campos correspondientes con los datos del catálogo.
4. Consideraciones Importantes
La eficiencia de esta funcionalidad depende directamente de la integridad y actualización del catálogo de productos. Un catálogo completo reducirá significativamente los errores de captura.
Esta funcionalidad aplica por igual tanto a la captura de detalle de factura a nivel de referencias de tráfico como a nivel de banco de facturas.
El usuario tiene la posibilidad de editar los campos precargados si es necesario realizar ajustes específicos para una factura en particular.
5. Impacto Funcional
Agilización de Captura: Reduce el tiempo necesario para ingresar la información del detalle de las facturas al automatizar el llenado de campos.
Reducción de Errores: Minimiza los errores humanos derivados de la captura manual repetitiva de datos de productos.
Consistencia de Datos: Asegura que la información de los productos en las facturas sea uniforme y provenga de una fuente centralizada (el catálogo).
Mejora de la Precisión: Contribuye a la exactitud de la información declarada en documentos aduaneros.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Campos no se precargan o se precargan incorrectamente:
Verificación: Asegúrese de que la clave del producto o número de parte tecleado sea correcto y que el producto exista en el catálogo.
Verificación: Confirme que los campos específicos (Peso Unitario, descripciones, UMC, etc.) estén correctamente capturados y guardados en el catálogo de productos.
Verificación (Captura Múltiple): Si está usando la captura múltiple, verifique que la opción "¿Validar y precargar los datos del producto al momento de teclear cada número de parte?" esté activada.
Discrepancias después de la precarga:
Consideración: Si los datos precargados no son los deseados, es posible que el catálogo necesite una actualización.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Un usuario está capturando una factura en el banco de facturas que incluye varios productos ya existentes en el catálogo. Uno de estos productos es un "Sensor de Movimiento" (Número de Parte: SMV-001) que tiene capturado en el catálogo: Peso Unitario (0.1 kg), Descripción en español (Sensor de Movimiento), Descripción en inglés (Motion Sensor), UMC (Pieza), Fracción (8543.70.99.00), UMT (Kg), País de Origen (CN).
Pasos a seguir:
Acceso al Detalle de Factura: El usuario accede al detalle de una nueva factura en el banco de facturas.
Captura de Producto (Individual): El usuario hace clic en la opción para insertar un nuevo producto y teclea "SMV-001" en el campo de número de parte.
Precarga Automática: Inmediatamente, el sistema precarga los campos con los datos del catálogo: "Peso Unitario: 0.1", "Descripción en español: Sensor de Movimiento", "Descripción en inglés: Motion Sensor", "UMC: Pieza", "Fracción: 8543.70.99.00", "UMT: Kg", "País de Origen: CN".
Escenario (Captura Múltiple):
Activación de Opción: Si el usuario elige la opción de captura múltiple, se asegura de que "¿Validar y precargar los datos del producto al momento de teclear cada número de parte?" esté en "SI".
Teclear Número de Parte: Al teclear "SMV-001" en una línea de captura múltiple.
Precarga: Los campos de la línea se llenan automáticamente con los datos del catálogo para "SMV-001".
Resultado y Verificación:
La información del producto se precarga sin necesidad de entrada manual, lo que reduce el tiempo de captura y asegura que los datos provienen de una fuente consistente y centralizada. El usuario puede confiar en que la descripción, fracción y unidades son las correctas según el catálogo.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿La precarga de campos funciona para todos los productos? Sí, para cualquier producto que esté previamente capturado en el catálogo de productos.
¿Puedo modificar un campo que ha sido precargado? Sí, la precarga es una ayuda para la captura inicial, pero el usuario puede editar cualquier campo si necesita hacer un ajuste específico para esa factura.
¿Qué pasa si el catálogo de productos no tiene toda la información completa? Los campos que no estén completos en el catálogo no se precargarán y deberán ser llenados manualmente por el usuario.
¿Aplica esto también para la edición de productos en una factura ya existente? Sí, si se edita un producto en el detalle de una factura y se reingresa o cambia la clave del producto, el sistema intentará precargar los datos del catálogo.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 10 de junio de 2025