1. Objetivo del Módulo
Esta funcionalidad permite integrar múltiples números de serie o identificadores únicos para un mismo producto directamente desde el detalle de cada factura. Utilizando un layout específico, el sistema facilita la declaración precisa de series, lo que es esencial para productos que requieren identificación individualizada. Esto optimiza la captura de datos y asegura que la información detallada de cada serie se asocie correctamente a su producto e ítem de factura.
2. Ubicación dentro del Sistema
El proceso de integración de múltiples series se realiza en:
Módulo de Facturas > Detalle de Factura
Botón "Insertar registros" (dentro del detalle de la factura).
3. Proceso Paso a Paso
Para integrar múltiples números de serie a un producto desde el detalle de una factura, siga estos pasos:
Acceder al Detalle de la Factura: Navegue hasta la factura específica donde desea integrar las múltiples series para un producto.
Iniciar la Integración de Registros: Dentro del detalle de la factura, localice y haga clic en el botón "Insertar registros".
Descargar el Layout Base: En la ventana emergente que se abre, encontrará la opción para descargar el layout base. Haga clic para obtener este archivo, el cual utilizará para capturar los registros de series.
Consideración: El layout requiere que la información del producto y el ítem se repita tantas veces como series diferentes se vayan a declarar para ese producto. La información que se llene en el layout debe coincidir con lo declarado en la factura.
Ejemplo de Estructura de Layout: Si un producto de la factura tiene 5 series diferentes por declarar, las líneas del layout se repetirán 5 veces para ese mismo producto e ítem, y en cada línea se especificará una serie distinta.
Capturar y Guardar el Layout: Capture todos los registros de series en el layout descargado, siguiendo la estructura requerida. Una vez que haya ingresado toda la información, guarde el archivo en su equipo.
Integrar el Layout al Sistema: Regrese a la misma opción donde descargó el layout (haciendo clic en "Insertar registros" nuevamente).
Acción: Localice y haga clic en el botón "Browse" para buscar el archivo de layout que ha capturado y guardado.
Acción: Seleccione el archivo y haga clic en el botón "Aceptar" para iniciar la integración.
Consultar y Descargar Layout Integrado (Opcional): Una vez que la información haya sido cargada, el sistema permite consultar y descargar el layout que fue integrado. Esta opción es útil si necesita verificar o editar los registros cargados posteriormente.
Confirmar Integración de Series: Para verificar que las series se han integrado correctamente, consulte el ítem de factura correspondiente. Podrá ver que las series ahora están asociadas al producto dentro del detalle del ítem.
4. Consideraciones Importantes
La precisión en la captura de datos en el layout es crucial. Asegúrese de que la información del producto y el ítem coincida con lo declarado en la factura.
El layout debe contener una línea por cada número de serie individual, repitiendo los datos del producto y el ítem según sea necesario.
Esta funcionalidad simplifica la gestión de un gran número de series por producto, reduciendo la entrada manual.
5. Impacto Funcional
Captura Eficiente de Series: Permite la carga masiva de múltiples números de serie, agilizando el proceso de registro de mercancías con identificadores únicos.
Precisión de la Información: Asegura que cada número de serie se asocie correctamente a su producto e ítem de factura, manteniendo la integridad de los datos.
Reducción de Errores: Minimiza los errores de transcripción al automatizar la entrada de datos de series.
Trazabilidad Detallada: Proporciona una trazabilidad más detallada de los productos a nivel de número de serie dentro de la factura.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Error al integrar el layout: Si el sistema rechaza el archivo de layout o muestra un error durante la carga:
Verificación: Asegúrese de que el formato del layout (columnas, tipos de datos, orden) coincida exactamente con el layout base descargado.
Verificación: Confirme que los datos del producto y el ítem en el layout coinciden con los de la factura.
Verificación: Revise la existencia de caracteres especiales o formatos incorrectos en los campos del layout.
Series no visibles en el ítem de factura:
Verificación: Después de la integración, asegúrese de haber guardado los cambios en la factura y de haber actualizado la vista del ítem para reflejar las series.
Verificación: Confirme que el proceso de integración haya reportado éxito. Si hubo un error, revise el log de errores (si está disponible) o contacte a soporte.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Una agencia aduanal recibe una factura de importación que contiene un producto ("Equipo Médico X") del cual se deben declarar 10 números de serie individuales en el sistema.
Pasos a seguir:
Acceso a Detalle de Factura: El usuario abre la referencia de tráfico y navega al detalle de la factura que contiene el "Equipo Médico X".
Iniciar Integración: Dentro del detalle de la factura, hace clic en el botón "Insertar registros".
Descargar Layout: Descarga el layout base para la captura de series.
Captura en Layout: Abre el layout y, para el "Equipo Médico X", repite la información del producto y el ítem 10 veces, asignando un número de serie único en cada una de las 10 líneas. Guarda el archivo (ej. series_equipo_medico.xls).
Integrar Layout: Regresa a la ventana de "Insertar registros", hace clic en "Browse", selecciona series_equipo_medico.xls y luego en "Aceptar" para cargar el archivo.
Verificación: Una vez procesada la carga, el usuario consulta el ítem correspondiente al "Equipo Médico X" en el detalle de la factura.
Resultado y Verificación:
El usuario puede confirmar que los 10 números de serie han sido correctamente asociados al producto "Equipo Médico X" dentro del ítem de la factura, lo que permite una declaración precisa y detallada en los documentos aduaneros.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Es necesario repetir la información del producto en el layout por cada serie? Sí, cada línea del layout representa una serie individual, y debe incluir la información del producto y el ítem al que pertenece.
¿Qué formato de archivo debo usar para el layout? Generalmente XLS o CSV. Al descargar el "layout base" el sistema indicará el formato.
¿Esta funcionalidad reemplaza la captura manual de series? Permite una captura masiva y eficiente, complementando o reemplazando la captura manual para grandes volúmenes de series.
¿Puedo integrar series de diferentes productos o ítems en el mismo layout? Sí, si el layout tiene las columnas para identificar el producto y el ítem, se pueden incluir series para múltiples productos y ítems de la misma factura en un solo archivo.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 10 de junio de 2025