1. Objetivo del Módulo

Este documento describe dos métodos disponibles en el sistema de tráfico para declarar facturas con un valor de cero dólares ($0.00). Esto es fundamental para operaciones donde la mercancía no tiene un valor comercial para la transacción (ej. muestras, reparaciones), pero requiere ser declarada ante la aduana. Los métodos facilitan la gestión de este tipo de facturas, desde su alta hasta la obtención del COVE, asegurando el cumplimiento normativo.

2. Ubicación dentro del Sistema

Los métodos para la declaración de facturas en ceros involucran las siguientes ubicaciones:

  • Método 1 (Layout 113):

    • Referencias de Tráfico > Facturas > Subir Factura Electrónica

    • Referencias de Tráfico > Relación de Facturas (para operaciones consolidadas)

  • Método 2 (Impresión Especial de Remesa): (Este método no se describe en el contenido proporcionado, por lo que este manual solo detallará el Método 1).

3. Proceso Paso a Paso

3.1. Método 1: Dar de alta la factura con Precio Total 0 utilizando el Layout 113

Este método permite importar una factura con valor cero directamente desde un layout predefinido.

  1. Acceder a la Referencia de Tráfico: Ingrese al sistema y acceda a la referencia de tráfico donde desea procesar la factura con valor cero.

  2. Dirigirse al Módulo de Facturas: Dentro de la referencia, haga clic en la opción "Facturas".

  3. Seleccionar "Subir Factura Electrónica": Dentro del módulo de Facturas, haga clic en la opción "Subir Factura Electrónica".

  4. Asignar Proveedor, Layout y Archivo Excel:

    • Acción: Deberá asignar un "Proveedor" a la factura que va a importar.

    • Acción: Seleccione el "Layout 113" de las opciones disponibles. Este layout está diseñado para la importación de facturas con valores en ceros.

    • Acción: Cargue el archivo Excel que ha preparado previamente con los datos de la factura en ceros.

    • Consideración: El layout debe reflejar que los valores totales de la factura y los precios de los productos están en $0.00.

  5. Revisar el Ejemplo del Layout (Pre-carga): Un ejemplo del layout muestra claramente que los valores de la Factura y los precios de los Productos están en 0.

  6. Subir la Factura: Haga clic en el botón "Subir Factura".

    • Resultado: El sistema desplegará una pantalla de resumen que mostrará el "Total de Facturas Procesadas" (cuántas facturas detectó en el Excel), "Total de Facturas Generadas exitosamente", "Total de Facturas con Error" y "Cantidad de Productos Nuevos" (cuántos productos el sistema detectó que no están clasificados).

  7. Verificar la Factura en la Referencia de Tráfico: La nueva factura con valor cero se mostrará en la referencia de tráfico, respetando el total de la factura en $0.00.

  8. Revisar Detalle de la Factura (Opcional, pero recomendado):

    • Acción: Para revisar los productos y confirmar que todo esté correcto, haga clic en el botón "Editar" de la factura.

    • Acción: Dentro de los datos generales de la factura, cerciórese de que los valores estén correctamente en $0.00.

    • Acción: Para continuar con los productos, haga clic en el botón "Capturar Detalle de Factura". Aquí podrá revisar el detalle de los productos y determinar que todo esté correcto.

    • Nota Importante: Si existe algún detalle o inconsistencia que impida la validación de la factura, el sistema no permitirá hacer alguna edición de los registros cargados con el layout. Para corregir estas facturas, será necesario borrar los registros completamente, corregir el Layout 113 y posteriormente volver a subirlo.

3.2. Asignación de Factura en Ceros a una Remesa (Operación Consolidada)

Si la operación es consolidada, la factura con valor $0.00 puede ser asignada a una remesa sin problemas:

  1. Dirigirse a "Relación de Facturas": Acceda al módulo "Relación de Facturas" dentro de la referencia de tráfico.

  2. Insertar una Nueva Remesa: Haga clic en la opción "Insertar una Nueva Remesa".

  3. Seleccionar Contenedor y Factura: Seleccione un "Contenedor" para la remesa y la "Factura en 0" que acaba de subir.

  4. Generar la Remesa: Proceda a generar la Remesa.

    • Resultado: La remesa se mostrará con la factura en $0.00 asociada.

  5. Solicitar COVE para la Remesa: Para solicitar el COVE, siga el flujo de una operación normal. Haga clic en el botón "U2".

    • Postcondición: La remesa pasará a estatus "U3" (Factura en proceso de COVE). Después de unos segundos, puede refrescar la pantalla para recibir el COVE, y posteriormente la factura asociada pasará al Estatus "U4" (COVE recibido).

4. Consideraciones Importantes

  • El Método 1 mediante el Layout 113 es la forma preferida para dar de alta facturas con valor $0.00.

  • Es fundamental que el Layout 113 esté correctamente llenado, con todos los valores pertinentes en cero, para evitar errores de integración.

  • Una vez que una factura con Layout 113 es cargada, si hay errores, la única forma de corregirla es eliminarla y volver a cargar un layout corregido.

  • La asignación de estas facturas a remesas en operaciones consolidadas es directa y sigue el flujo normal.

5. Impacto Funcional

  • Cumplimiento Normativo: Permite declarar facturas con valor cero conforme a los requisitos aduaneros para mercancías que no implican transacción comercial.

  • Eficiencia en la Captura: El uso de layouts agiliza la entrada de este tipo de facturas al sistema.

  • Integración Fluida: Facilita la asociación de facturas en ceros a remesas y el proceso de obtención de COVE.

  • Reducción de Errores: Al tener un método específico y validado para facturas en ceros, se minimizan los errores que podrían surgir al intentar declararlas como si tuvieran valor.

6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema

  • Factura no se carga o da error al subirla:

    • Verificación: Asegúrese de que ha seleccionado el "Layout 113".

    • Verificación: Revise que el archivo Excel esté correctamente estructurado y que los valores estén en cero según el ejemplo del layout.

    • Verificación: Confirme que todos los campos obligatorios del layout estén llenos, incluso si es con ceros o valores nulos cuando aplique.

  • No se permite editar registros después de cargar el layout:

    • Advertencia: Este es un comportamiento esperado. Si el sistema no permite editar, la solución es borrar los registros completamente, corregir el Layout 113 y volver a subirlo.

  • Problemas al solicitar COVE para factura en cero:

    • Verificación: Asegúrese de que la factura esté correctamente asociada a la remesa (si es consolidada) y que la información del COVE (aunque el valor sea cero) cumpla con los demás requisitos de VUCEM. (Consulte el manual "COVE: Petición a VUCEM del estatus").

7. Ejemplo Práctico (descriptivo)

Escenario: Una agencia aduanal necesita declarar una factura de muestras sin valor comercial ($0.00) en una operación consolidada.

Pasos a seguir:

  1. Preparación del Layout: El usuario prepara un archivo Excel utilizando la estructura del Layout 113, asegurándose de que el "Precio Total" de la factura y los precios de los productos estén en $0.00.

  2. Acceso y Carga: El usuario accede a la referencia de tráfico, va al módulo de "Facturas", selecciona "Subir Factura Electrónica", asigna un proveedor, selecciona el "Layout 113" y carga el archivo Excel.

  3. Verificación de Carga: El sistema muestra un resumen de facturas procesadas y generadas exitosamente. La nueva factura aparece en la referencia con un total de $0.00.

  4. Asignación a Remesa: El usuario va a "Relación de Facturas", inserta una nueva remesa, selecciona un contenedor y la factura en $0.00, y genera la remesa. La remesa se muestra ahora con la factura de valor cero.

  5. Solicitud de COVE: El usuario hace clic en el botón "U2" para la remesa.

  6. Monitoreo de Estatus: La remesa pasa a estatus U3. Después de unos segundos, el usuario refresca la pantalla.

Resultado y Verificación:

  • La remesa pasa a estatus U4, confirmando que el COVE para la factura de valor cero ha sido recibido exitosamente por VUCEM, permitiendo continuar con el proceso aduanero.

8. Preguntas Frecuentes (FAQ)

  • ¿Qué es el Layout 113? Es una plantilla específica de Excel utilizada para importar facturas con valor $0.00 al sistema de tráfico.

  • ¿Es el único método para declarar facturas en ceros? Este manual describe el "Método 1" (Layout 113). El sistema también cuenta con un "Método 2" (Impresión Especial de Remesa), que no está detallado aquí.

  • ¿Puedo editar una factura cargada con el Layout 113 si me equivoqué? No directamente. Debe eliminar la factura y sus registros asociados, corregir el error en el Layout 113 y volver a subirlo.

  • ¿La factura en $0.00 necesita COVE? Sí, aunque el valor sea cero, para efectos aduaneros se requiere un COVE y este se puede solicitar siguiendo el flujo normal una vez que la factura está en el sistema.

Control de Versiones

  • Número de Versión: 1.0

  • Fecha de Actualización: 11 de junio de 2025