1. Objetivo del Módulo
Esta funcionalidad permite actualizar masivamente el detalle de una factura dentro de una referencia de tráfico utilizando un layout (plantilla) de Excel. Los usuarios pueden descargar la información actual del detalle de la factura, realizar modificaciones (como descripciones de producto) y luego subir el layout editado para que los cambios se reflejen automáticamente en el sistema. Esto agiliza la corrección o actualización de múltiples partidas en una factura, mejorando la eficiencia y precisión de la información.
2. Ubicación dentro del Sistema
Las opciones para descargar y subir el layout de detalle de factura se encuentran en:
Menú > Referencias > (Seleccionar Referencia) > Facturas > (Editar Factura) > Captura de Detalle de Factura
3. Proceso Paso a Paso
Para actualizar el detalle de una factura utilizando un layout, siga estos pasos:
Acceder a la Referencia de Tráfico: Ingrese al sistema y acceda a la referencia de tráfico que contiene la factura que desea actualizar.
Acceder al Módulo de Facturas: Dentro de la referencia, haga clic en la opción "FACTURAS".
Editar la Factura Requerida: Localice la factura específica en la lista y acceda a la edición de dicha factura.
Dirigirse a Captura de Detalle de Factura: Dentro de la pantalla de edición de la factura, navegue a la opción "CAPTURA DE DETALLE DE FACTURA".
Descargar el Layout de Detalle de Factura:
Acción: Una vez dentro de la captura de detalle de factura, localice y haga clic en la opción "Descargar Layout Detalle Factura".
Resultado: El sistema descargará automáticamente el detalle actual de la factura en un formato de Excel (layout).
Editar el Layout Descargado:
Acción: Abra la plantilla de Excel descargada. Podrá editar los datos que requiera. Por ejemplo, en este caso, se editará la descripción del producto.
Consideración Importante: Al momento de integrar la actualización del detalle de factura, si está trabajando con los campos CANTIDAD UMT o FACTOR, es crucial identificar que solamente uno de los dos campos podrá ser integrado. No se podrán dejar capturados los dos datos en el layout, ya que el sistema marcará un error porque estos campos se calculan automáticamente.
Subir el Layout Editado para Actualizar el Detalle de Factura:
Acción: Una vez que haya finalizado la edición del layout con las correcciones correspondientes, regrese a la misma sección "CAPTURA DE DETALLE DE FACTURA" en el sistema.
Acción: Localice y haga clic en la opción "Subir Layout Detalle Factura".
Acción: En la ventana que se abre, seleccione el layout editado desde su computadora.
Acción: Haga clic en la opción "Subir factura" o "Aceptar" para cargar el archivo.
4. Consideraciones Importantes
La actualización del detalle de factura se realiza a través de un archivo Excel.
Es fundamental tener en cuenta la restricción de los campos CANTIDAD UMT y FACTOR: solo uno de ellos debe estar presente y con valor en el layout si se desea actualizar el otro, ya que son campos interdependientes y calculados automáticamente por el sistema.
Este layout permite actualizar información de múltiples partidas de una misma factura de forma eficiente.
5. Impacto Funcional
Actualización Masiva: Permite la modificación rápida y eficiente de múltiples partidas de una factura sin tener que editarlas una por una.
Precisión de Datos: Facilita la corrección de descripciones, cantidades u otros datos en el detalle de la factura, asegurando la coherencia de la información.
Optimización de Tiempos: Agiliza el proceso de mantenimiento de la información de las facturas, reduciendo la carga de trabajo manual.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Error al subir el layout por "CANTIDAD UMT" y "FACTOR" ambos con valor:
Mensaje: El sistema marcará un error si ambos campos (CANTIDAD UMT y FACTOR) tienen un valor capturado en el layout, ya que son campos de cálculo automático y mutuamente excluyentes para la integración.
Solución: Revise el layout y asegúrese de que, si uno de estos campos es relevante para la actualización, el otro esté vacío o contenga un valor que permita su cálculo automático.
Cambios no reflejados en el detalle de la factura:
Verificación: Asegúrese de haber subido el archivo correcto y que el proceso de carga haya sido exitoso.
Verificación: Revise la información en el layout para confirmar que los datos a actualizar estén en las columnas correctas y sin errores de formato.
Archivo de layout rechazado:
Verificación: Confirme que el archivo sea el formato de Excel esperado y que no contenga caracteres extraños o estructuras modificadas que invaliden el layout.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Un usuario necesita corregir la descripción de 20 productos diferentes en el detalle de la factura "INV-2025-456" de una referencia de tráfico. En lugar de editar cada ítem manualmente, decide usar la opción de layout.
Pasos a seguir:
Acceso a Referencia y Factura: El usuario ingresa a la referencia de tráfico, hace clic en "FACTURAS" y luego edita la factura "INV-2025-456".
Captura de Detalle de Factura: Dentro de la edición de la factura, el usuario va a "CAPTURA DE DETALLE DE FACTURA".
Descarga de Layout: Hace clic en "Descargar Layout Detalle Factura". Se descarga un archivo Excel con el detalle actual de la factura.
Edición del Layout: El usuario abre el Excel y navega a la columna de descripción del producto. Para los 20 productos, edita la descripción con los textos correctos. Se asegura de no modificar los campos CANTIDAD UMT o FACTOR simultáneamente si no es el propósito o si no entiende su interdependencia. Guarda el archivo con los cambios.
Subir Layout: El usuario regresa a la sección "CAPTURA DE DETALLE DE FACTURA" en el sistema, hace clic en "Subir Layout Detalle Factura", selecciona el archivo Excel modificado y luego hace clic en "Subir factura".
Resultado y Verificación:
El sistema procesa el archivo. Inmediatamente, los cambios en las descripciones de los 20 productos se ven reflejados en el detalle de la factura en el sistema, confirmando la actualización masiva exitosa.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué es la "CANTIDAD UMT"? Se refiere a la Cantidad en Unidad de Medida de Tarifa, un valor utilizado en la clasificación arancelaria.
¿Qué es el "FACTOR" en este contexto? Se refiere a un factor de conversión o relación que el sistema utiliza para calcular automáticamente ciertos valores, a menudo relacionado con la UMT.
¿Puedo agregar nuevas partidas a una factura con este layout? Este manual se enfoca en la actualización de partidas existentes. Para añadir nuevas partidas, el proceso habitual suele ser desde la interfaz de captura.
¿Este layout me permite eliminar partidas de una factura? El manual describe la actualización de datos existentes. Para eliminar partidas, se suele requerir una acción específica en la interfaz de usuario.
¿Qué formato de archivo debe tener el layout? Un formato de Excel.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 10 de junio de 2025