Manual de Usuario: Importar Facturas desde el Sistema aConta hacia el Sistema de Tráfico : Ayuda Tráfico

1. Objetivo del Módulo

Esta herramienta del sistema de tráfico facilita la importación directa de facturas desde el sistema aConta (a-conta.mx) sin necesidad de salir del sistema de tráfico. Aprovechando la información ya establecida en las referencias de tráfico, se evita la captura redundante de datos en cada factura en el sistema aConta. La funcionalidad permite seleccionar y procesar múltiples facturas de forma masiva, integrándolas eficientemente y mostrando un reporte de su estado de importación.

2. Ubicación dentro del Sistema

La herramienta de importación de facturas desde aConta se encuentra en:

Referencias de Tráfico > Módulo de Facturas
- Dentro de la interfaz de visualización de facturas.

3. Proceso Paso a Paso

Para importar facturas desde aConta hacia el sistema de tráfico, siga estos pasos:

Acceder al Módulo de Facturas de la Referencia de Tráfico: Ingrese a la referencia de tráfico deseada y navegue al módulo de "Facturas".
Seleccionar Facturas a Importar: En la interfaz de importación, podrá visualizar las facturas disponibles desde el sistema aConta.
- Acción: Marque el checkbox posicionado a mano izquierda de la pantalla para seleccionar una o todas las facturas que desee importar.
Definir Proveedor e Incoterm (si es necesario):
- Acción: Será necesario definir un "Proveedor" para todas las facturas seleccionadas, así como un "Incoterm".
- Consideración: Estos datos se asignarán a las facturas a importar siempre y cuando esta información no venga ya declarada en el XML del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Si ya está en el CFDI, el sistema tomará esa información.
Iniciar la Importación: Una vez que haya seleccionado la(s) factura(s) y definido el proveedor e Incoterm (si aplica), proceda a iniciar la importación.
Revisar el Reporte de Procesamiento: Una vez que la(s) factura(s) se seleccionen e importen, el sistema de tráfico levantará una nueva pestaña en el navegador. Esta pestaña desplegará un reporte de la información de las facturas que se procesaron, indicando si se integró correctamente o si se encontró algún error.
- Postcondición: Las facturas que no contengan error serán integradas a la referencia de tráfico de manera satisfactoria, sin necesidad de haber accedido directamente al sistema aConta.

3.1. Consideración sobre Clave de Documento en Referencia

Si la clave de documento en la referencia es un A1: La factura se guarda en el sistema de tráfico utilizando el UUID (Universally Unique Identifier) del CFDI.
Si la clave de documento es diferente a un A1: La factura se guarda en el sistema de tráfico con la SERIE-FOLIO del CFDI.

4. Consideraciones Importantes

Esta herramienta está diseñada para facilitar la transferencia de facturas desde aConta al sistema de tráfico, evitando la doble captura.
Es fundamental que la información base de los productos y proveedores esté actualizada en el sistema de tráfico para una correcta integración.
El sistema prioriza la información existente en el XML del CFDI; los datos asignados manualmente (proveedor, Incoterm) solo se aplicarán si no están presentes en el CFDI.

5. Impacto Funcional

Automatización de Importación: Reduce significativamente el esfuerzo manual al importar facturas, eliminando la necesidad de re-captura de datos.
Eficiencia Operativa: Agiliza el flujo de trabajo al mantener al usuario dentro del sistema de tráfico para la importación de facturas.
Consistencia de Datos: Aprovecha la información ya establecida en las referencias de tráfico, mejorando la coherencia de los datos.
Visibilidad del Proceso: Proporciona un reporte claro sobre el éxito o los errores de cada factura importada.

6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema

Pueden ocurrir distintos mensajes de error durante el proceso de importación:

Error por CFDI con Versión Incorrecta o Incompleto:
- Causa: El CFDI no tiene la versión correcta o está incompleto (no se recibió correctamente).
- Solución: Verifique el CFDI de origen en aConta y asegúrese de que cumpla con los estándares de emisión.
Mensaje de Alerta: "UMC No Válida para el sistema de tráfico"
- Causa: La Unidad de Medida de Comercialización (UMC) utilizada en el CFDI (especialmente para CFDI-Exportación) no tiene una correlación establecida con las unidades de medida del sistema de tráfico.
- Solución (Dos escenarios):
  - Dar de alta una nueva UMC No Válida: Si la UMC del CFDI es una unidad completamente nueva para el sistema de tráfico, deberá registrarla en el catálogo.
    - Ruta: Catálogos > Clientes > Editar Cliente > Capturar Proveedores > Capturar UMC No Válidas. Complete la información de la nueva UMC No Válida. Una vez asignada, intente integrar la factura nuevamente.
  - Asignar la UMC del CFDI a una UMC No Válida ya existente: Si la unidad de medida del CFDI se corresponde con una UMC No Válida ya existente en el sistema, pero no está vinculada correctamente.
    - Ruta: Acceda al módulo UMC No Válida (Catálogos > Clientes > Editar Cliente > Capturar Proveedores > Capturar UMC No Válidas).
    - Acción: Ubique la unidad de medida no válida existente y proceda a editarla.
    - Acción: Diríjase a la última opción de captura para elegir una de las unidades para CFDI-Exportación que la correlacione con la UMC del CFDI.
    - Acción: Una vez elegida, guarde los datos. Luego, proceda a integrar nuevamente la factura.
General: El sistema puede presentar otros errores relacionados con inconsistencias en los datos del CFDI (ej. país de origen inválido, datos faltantes en ítems), los cuales serán detallados en el reporte de procesamiento.

7. Ejemplo Práctico (descriptivo)

Escenario 1: Importación Exitosa de Facturas desde aConta. Un usuario necesita importar 5 facturas de un mismo proveedor que ya están en aConta hacia una referencia de tráfico en el sistema de tráfico.

Pasos a seguir:

Acceso a Módulo de Facturas: El usuario ingresa a la referencia de tráfico y navega al módulo de "Facturas".
Selección de Facturas: En la interfaz de importación desde aConta, el usuario marca el checkbox general para seleccionar las 5 facturas.
Definición de Incoterm: El usuario define un "Incoterm" (ej., FOB) para todas las facturas, ya que este dato no viene en el XML de los CFDI.
Iniciar Importación: El usuario hace clic en el botón para importar.
Revisión de Reporte: Una nueva pestaña del navegador se abre, mostrando que las 5 facturas se procesaron exitosamente y fueron integradas sin errores.

Resultado y Verificación:

Las 5 facturas se ven reflejadas en la referencia de tráfico, y si la clave de documento de la referencia es A1, se guardan con su UUID; de lo contrario, con la SERIE-FOLIO. La importación se realizó de manera satisfactoria sin necesidad de acceder a aConta.

Escenario 2: Corrección de "UMC No Válida" durante la Importación. Un usuario intenta importar una factura desde aConta, pero el sistema muestra una alerta indicando que la UMC de un producto es "No Válida" para el sistema de tráfico. La UMC del CFDI es "PZA", pero el sistema no la reconoce.

Pasos a seguir para corrección (Alta de UMC No Válida):

Identificación del Error: El sistema despliega la alerta de "UMC No Válida".
Acceso a Catálogo de UMC No Válidas: El usuario navega a Catálogos > Clientes > Editar Cliente > Capturar Proveedores > Capturar UMC No Válidas.
Registro de Nueva UMC: El usuario procede a dar de alta una nueva UMC No Válida, registrando "PZA" y asignándole una UMC válida del sistema de tráfico que corresponda (ej., "Pieza").
Reintento de Importación: Una vez guardada la nueva UMC No Válida, el usuario regresa a la interfaz de importación y vuelve a seleccionar la factura.