Manual de Usuario: Copiar Referencia de Tráfico : Ayuda Tráfico

1. Objetivo del Módulo

Esta herramienta permite crear una nueva referencia de tráfico basada en una ya existente. El objetivo es agilizar la creación de operaciones repetitivas o de rectificaciones al precargar información de una referencia "base", evitando la recaptura manual y reduciendo errores. El usuario puede elegir entre generar una rectificación (con módulos precargados y una clave modificada) o una nueva referencia (seleccionando qué módulos copiar y asignando una nueva clave).

2. Ubicación dentro del Sistema

La herramienta "Copiar Referencia de Tráfico" se encuentra en:

Menú > Tráficos > Copiar Tráfico

3. Proceso Paso a Paso

Para copiar una referencia de tráfico y crear una nueva operación o una rectificación, siga estos pasos:

Acceder a la Herramienta "Copiar Tráfico":
- Acción: Diríjase al módulo de "Tráficos" en el menú principal.
- Acción: Seleccione la opción "Copiar Tráfico".
Buscar la Referencia Base: Tiene dos opciones para buscar la referencia original (base) que desea utilizar para la copia:
- Opción A: Buscar por Clave de Tráfico:
  - Acción: Seleccione la opción para buscar por "Clave de Tráfico".
  - Acción: Ingrese la clave exacta de la referencia original que desea copiar.
  - Ejemplo visual: Un campo de entrada etiquetado "Clave de Trafico" y un botón de búsqueda.
- Opción B: Buscar por Cliente:
  - Acción: Seleccione la opción para buscar por "Cliente".
  - Acción: Busque por las operaciones existentes de un cliente específico.
  - Acción: Podrá acotar la búsqueda por las respectivas plantas del cliente.
  - Ejemplo visual: Campos de selección o búsqueda para "Cliente" y "Planta".
Seleccionar el Tipo de Copia a Generar (Datos de Copia): Una vez que ha encontrado la referencia base, deberá seleccionar qué tipo de copia desea generar: una rectificación o una nueva referencia.
- Opción A: Rectificación:
  - Acción: Seleccione la opción "Rectificación".
  - Resultado: El sistema de tráfico precargará automáticamente todos los módulos originales de la referencia base.
  - Acción: Podrá llenar o modificar los datos generales de la nueva referencia.
  - Identificación: La principal diferencia es que esta copia se marcará como una rectificación. Para señalar esto, la nueva referencia contará con una "R" al final de su clave (ej., VC23-456R si la original era VC23-456).
  - Ejemplo visual: Una interfaz mostrando todos los módulos de la referencia base ya precargados, y un campo para modificar datos generales, con la nueva clave terminando en "R".
- Opción B: Nueva Referencia:
  - Acción: Seleccione la opción "Nueva Referencia".
  - Acción: El sistema le permitirá seleccionar específicamente qué módulos de la referencia base desea copiar a la nueva referencia (ej., Facturas, Remesas, Contenedores, etc.).
  - Acción: Podrá llenar o modificar los datos generales de la nueva referencia.
  - Asignación de Clave:
    - Si la oficina tiene configuradas las claves automáticas para referencias, el sistema le designará una nueva clave de tráfico automáticamente.
    - De no ser así, el sistema le permitirá teclear manualmente una nueva clave para la referencia.
  - Ejemplo visual: Una interfaz con checkboxes para seleccionar los módulos a copiar, y campos para llenar datos generales y definir la nueva clave.
Confirmar Creación: Una vez que haya configurado las opciones de copia, proceda a confirmar la creación de la nueva referencia o rectificación.

4. Consideraciones Importantes

La herramienta "Copiar Referencia de Tráfico" es ideal para operaciones repetitivas o cuando se necesita una base de información ya existente.
Al generar una "Rectificación", se precargan todos los módulos de la referencia original.
Al generar una "Nueva Referencia", el usuario tiene control granular sobre qué módulos específicos de la referencia base se copiarán.
La asignación automática de claves de tráfico depende de la configuración de la oficina.

5. Impacto Funcional

Ahorro de Tiempo: Evita la recaptura manual de datos y módulos completos al crear nuevas referencias o rectificaciones.
Reducción de Errores: Al copiar información de una fuente existente, se minimiza la probabilidad de errores de transcripción o inconsistencias.
Eficiencia Operativa: Agiliza el proceso de inicio de nuevas operaciones o la gestión de correcciones.
Consistencia de Datos: Asegura que la información base de las nuevas referencias sea consistente con la referencia de origen.

6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema

Referencia base no encontrada:
- Verificación: Asegúrese de que la "Clave de Tráfico" o la combinación "Cliente/Planta" utilizada para la búsqueda sean correctas y que la referencia exista en el sistema.
Mensaje de error al crear la copia:
- Verificación: Revise que los datos generales de la nueva referencia (o rectificación) sean válidos.
- Verificación (Nueva Referencia): Si está tecleando la clave manualmente, asegúrese de que no esté duplicada.
- Solución: Si el problema persiste, contacte a soporte técnico.
Módulos no copiados como se esperaba (en "Nueva Referencia"):
- Verificación: Confirme que los checkboxes de los módulos deseados fueron marcados al seleccionar el tipo de copia "Nueva Referencia".

7. Ejemplo Práctico (descriptivo)

Escenario 1: Crear una Rectificación de una Referencia. Un usuario necesita crear una rectificación para la referencia ABC-001, ya que se requiere un ajuste en un pedimento ya procesado.

Pasos a seguir:

Acceso a Copiar Tráfico: El usuario va a Menú > Tráficos > Copiar Tráfico.
Buscar Referencia Base: Busca la referencia ABC-001 por su clave de tráfico.
Seleccionar "Rectificación": En los "DATOS DE COPIA", selecciona la opción "Rectificación".
Llenar Datos Generales: El sistema precarga todos los módulos. El usuario revisa y ajusta los datos generales si es necesario.
Confirmar: El usuario confirma la creación de la rectificación.

Resultado y Verificación:

El sistema crea una nueva referencia, por ejemplo, ABC-001R, que es una copia completa de ABC-001 y está marcada como rectificación, lista para que el usuario realice los ajustes necesarios.

Escenario 2: Crear una Nueva Referencia copiando solo Facturas y Remesas. Un usuario necesita crear una nueva referencia para un cliente que es muy similar a la referencia XYZ-987, pero solo desea copiar las facturas y remesas, no toda la información.