1. Objetivo del Módulo
Esta herramienta permite al usuario alimentar y actualizar los catálogos básicos del sistema de tráfico mediante la importación de archivos. El objetivo es facilitar la carga masiva de datos esenciales para el funcionamiento óptimo del sistema, asegurando la consistencia y reduciendo la captura manual. El sistema valida la información durante la importación y proporciona mensajes de error específicos para una rápida corrección.
2. Ubicación dentro del Sistema
La herramienta "Importación de catálogos" se encuentra en:
Menú Principal > Administrador > Subir Catálogos.
3. Proceso Paso a Paso
Para importar datos a los catálogos básicos del sistema, siga estos pasos:
Acceder al Módulo "Subir Catálogos":
Precondición: Esta opción es accesible para usuarios con perfil de administrador o los permisos adecuados.
Acción: Ingrese al sistema y diríjase al menú "Administrador", luego seleccione la opción "Subir Catálogos".
Ejemplo visual: Una interfaz mostrando el botón "Subir Catálogos".
Seleccionar el Catálogo a Importar: Una vez que acceda a la utilería, podrá escoger el catálogo al que desea importar información (ej., Catálogo de Clientes, Catálogo de Productos, etc.).
Consultar y Preparar el Layout Base:
Acción: Para asegurar que el archivo de importación cumpla con la estructura requerida, consulte el layout base del catálogo deseado. Haga clic en el ícono de PDF asociado a cada catálogo para descargar la plantilla.
Acción: Capture la información en el archivo de importación (generalmente Excel) respetando la estructura (columnas, orden de campos, tipos de datos) indicada en el layout base.
Seleccionar y Cargar el Archivo:
Acción: Seleccione el archivo (ej., Excel) que ha preparado con los datos del catálogo.
Acción: Proceda a cargar el archivo al sistema.
Procesamiento y Validación del Sistema:
Resultado (Con Errores): Para cada catálogo, el sistema detectará si cada campo viene correctamente capturado según el layout. En caso de que encuentre algún error en uno o varios de los campos, el sistema alertará con un mensaje de error. Este mensaje indicará específicamente qué campo(s) trae(n) error(es) para que el usuario proceda a modificarlo(s).
Acción de Corrección: Si hay errores, modifique el archivo de importación basándose en el mensaje de error y vuelva a subirlo una vez corregido.
Resultado (Sin Errores): En caso de que el sistema detecte que todos los campos se encuentran correctamente capturados, el sistema alertará de que se integraron satisfactoriamente, y la información se cargará en el catálogo.
4. Consideraciones Importantes
La estructura del layout base debe ser estrictamente respetada para una importación exitosa. Cualquier desviación en el formato, orden de columnas o tipo de datos resultará en errores.
La herramienta está diseñada para alimentar los catálogos más básicos del sistema.
La validación de los campos se realiza antes de la integración final, lo que permite corregir errores a tiempo.
5. Impacto Funcional
Eficiencia en la Alimentación de Datos: Permite la carga masiva y rápida de información en los catálogos, ahorrando tiempo significativo en comparación con la captura manual.
Consistencia de Datos: Asegura que los datos maestros del sistema sean uniformes y correctos, lo que impacta positivamente en la precisión de todas las operaciones posteriores.
Reducción de Errores: La validación automática de campos previene la integración de datos erróneos o inconsistentes.
Mantenimiento Simplificado: Facilita la actualización y el mantenimiento de grandes volúmenes de datos de catálogo.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Mensaje de Error: "Campo(s) [nombre del campo] trae(n) error(es)":
Causa: Uno o más campos en el archivo de importación no cumplen con el formato, tipo de dato o reglas de validación del layout (ej., texto en un campo numérico, formato de fecha incorrecto, campo obligatorio vacío).
Solución: Revise el mensaje para identificar el campo específico. Abra el archivo de importación, corrija el(los) campo(s) indicado(s) según el diccionario de datos del layout (consultado al hacer clic en el ícono de PDF), guarde los cambios y vuelva a subir el archivo.
Archivo no se carga o es rechazado:
Verificación: Asegúrese de que el archivo es del formato correcto (ej., Excel) y que su estructura general coincide con el layout.
Verificación: Si el archivo está muy grande o corrupto, puede ser la causa.
Datos no se reflejan en el catálogo después de la importación exitosa:
Verificación: Aunque se muestre un mensaje de éxito, si los datos no aparecen, refresque la vista del catálogo o intente buscar los datos importados para confirmar su presencia. Si el problema persiste, contacte a soporte técnico.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Un usuario necesita cargar una lista de 50 nuevos productos al catálogo del sistema de tráfico.
Pasos a seguir:
Acceso a Subir Catálogos: El usuario ingresa a Menú > Administrador > Subir Catálogos.
Selección de Catálogo: Selecciona "Catálogo de Productos" en la lista de catálogos disponibles.
Descarga de Layout: Hace clic en el ícono de PDF para descargar el layout base del catálogo de productos.
Preparación del Archivo: Abre el archivo descargado y llena las 50 filas con la información de los nuevos productos, asegurándose de respetar los tipos de datos y longitudes indicados en el layout. Guarda el archivo.
Carga del Archivo: Regresa a la interfaz de "Subir Catálogos", selecciona el archivo preparado y hace clic para cargarlo.
Validación y Corrección: El sistema inicia el procesamiento. Si el sistema encuentra un error, por ejemplo, "Campo 'Fracción' trae error(es)", el usuario corrige la fracción en el archivo Excel y vuelve a subirlo.
Confirmación de Éxito: Una vez que el archivo no presenta errores, el sistema muestra el mensaje de integración satisfactoria.
Resultado y Verificación:
Los 50 nuevos productos han sido cargados exitosamente al catálogo del sistema de tráfico, y el usuario puede verificarlos navegando al módulo de "Catálogos > Productos". Esto acelera significativamente el proceso de actualización del catálogo.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué catálogos puedo importar con esta herramienta? Esta herramienta está diseñada para los catálogos básicos del sistema (ej., clientes, proveedores, productos, etc.), los cuales se mostrarán como opciones disponibles para seleccionar.
¿Es necesario usar el layout base que proporciona el sistema? Sí, es crucial utilizar el layout base y respetar su estructura para que la importación sea exitosa y el sistema pueda interpretar correctamente los datos.
¿Qué pasa si mi archivo contiene errores? El sistema no integrará la información y le indicará específicamente qué campos contienen errores para que pueda corregirlos en el archivo y reintentar la carga.
¿Puedo actualizar datos de un catálogo existente con esta herramienta? Sí, esta herramienta puede ser utilizada tanto para añadir nuevos registros como para actualizar datos de registros existentes, siempre que el layout y la información proporcionada lo permitan y el sistema lo valide.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 11 de junio de 2025