1. Objetivo del Módulo
Esta nueva funcionalidad del sistema de tráfico permite el traspaso automático de información contable hacia Quickbooks (versiones Escritorio y Web) mediante la generación de un archivo con una estructura definida por Quickbooks. El objetivo es automatizar la integración de datos contables desde el sistema de tráfico, lo que simplifica los procesos de facturación y contabilidad en Quickbooks, reduce la captura manual y minimiza errores.
2. Ubicación dentro del Sistema
La generación del archivo para la integración con Quickbooks se realiza en:
Menú Principal > Contabilidad Americana > Facturación > Facturas
3. Proceso Paso a Paso
El proceso de integración con Quickbooks difiere ligeramente si se utiliza la versión de Escritorio o la versión Web.
3.1. Integración en Quickbooks Escritorio
Para generar el archivo desde el sistema de tráfico e integrarlo en Quickbooks Escritorio, siga estos pasos:
Acceder a la Sección de Contabilidad Americana: En el menú principal del sistema de tráfico, diríjase a la sección "Contabilidad Americana".
Ejemplo visual: Una interfaz mostrando un menú con la opción "Contabilidad Americana".
Dirigirse a Facturación y luego a Facturas: Dentro de la sección "Contabilidad Americana", navegue a "Facturación" y luego haga clic en la opción "Facturas".
Generar el Archivo para Interfase:
Acción: Localice y haga clic en el botón "Interfase a Quickbooks Desktop".
Resultado: El sistema comenzará a descargar automáticamente un archivo (generalmente con extensión .iif o similar) con la estructura definida por Quickbooks.
Ejemplo visual: Un botón etiquetado "Interfase a Quickbooks Desktop" y una notificación de descarga.
Integrar el Archivo en Quickbooks Escritorio:
Acción: Una vez que haya generado y descargado el archivo desde el sistema de tráfico, diríjase al sistema de Quickbooks Escritorio.
Acción: Realice la integración del archivo siguiendo la secuencia estándar de Quickbooks (generalmente a través de un menú de importación o utilidades).
Ejemplo visual de secuencia en Quickbooks: Una representación de una ruta de menú como "File > Utilities > Import > IIF Files".
3.2. Integración en Quickbooks Web
Para la integración del archivo electrónico a Quickbooks Web, se recomienda el uso de una aplicación externa:
Aplicación Recomendada: Se recomienda la aplicación web “Excel Transaction”.
Disponibilidad: Esta aplicación está disponible en la tienda de APPS de Quickbooks.
Validación: "Excel Transaction" es una aplicación validada y certificada por Quickbooks para la correcta integración de la información.
Información Adicional: Para más información acerca de la aplicación “Excel Transaction”, puede revisar la documentación disponible dentro de la misma aplicación (generalmente accesada una vez instalada desde Quickbooks Apps).
4. Consideraciones Importantes
La integración con Quickbooks se basa en la generación de un archivo con una estructura específica que Quickbooks puede interpretar.
Para Quickbooks Escritorio, la importación se realiza directamente desde la aplicación.
Para Quickbooks Web, se recomienda el uso de aplicaciones de terceros certificadas, como "Excel Transaction", ya que Quickbooks Web no siempre soporta la importación directa del mismo formato de archivo.
Asegúrese de que la versión de Quickbooks (Escritorio o Web) sea compatible con los formatos de archivo generados o con las aplicaciones recomendadas.
5. Impacto Funcional
Automatización Contable: Permite el traspaso automático de datos de facturación desde el sistema de tráfico a Quickbooks, eliminando la captura manual y el riesgo de errores.
Eficiencia Operativa: Agiliza los procesos de cierre contable y facturación al sincronizar la información entre sistemas.
Consistencia de Datos: Asegura que los datos contables en Quickbooks reflejen con precisión las operaciones registradas en el sistema de tráfico.
Soporte para Múltiples Versiones: Ofrece soluciones de integración tanto para Quickbooks Escritorio como para Quickbooks Web.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Error al generar el archivo desde el sistema de tráfico:
Verificación: Asegúrese de que todos los datos de facturación en el sistema de tráfico estén completos y correctos antes de intentar generar el archivo.
Solución: Si el error persiste, contacte a soporte técnico del sistema de tráfico.
Archivo no se importa en Quickbooks (Escritorio):
Verificación: Asegúrese de que el formato del archivo generado (.iif o similar) sea compatible con su versión de Quickbooks Escritorio.
Verificación: Revise la secuencia de importación en Quickbooks (File > Utilities > Import > IIF Files).
Solución: Si Quickbooks arroja un mensaje de error, consulte la documentación de Quickbooks para ese error específico.
Problemas al usar "Excel Transaction" (Quickbooks Web):
Verificación: Confirme que la aplicación "Excel Transaction" esté correctamente instalada y configurada en su cuenta de Quickbooks Web.
Solución: Consulte la documentación y soporte de "Excel Transaction" para cualquier problema de integración.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Integrar facturas de tráfico a Quickbooks Escritorio. Un usuario necesita transferir la información de las facturas generadas en el sistema de tráfico a su sistema de Quickbooks Escritorio para fines contables.
Pasos a seguir:
Generar Archivo en Tráfico: El usuario accede a Contabilidad Americana > Facturación > Facturas en el sistema de tráfico. Hace clic en el botón "Interfase a Quickbooks Desktop". El sistema descarga el archivo .iif.
Importar en Quickbooks: El usuario abre Quickbooks Escritorio. Navega a File > Utilities > Import > IIF Files. Selecciona el archivo .iif descargado y procede con la importación.
Resultado y Verificación:
La información de las facturas del sistema de tráfico se integra automáticamente en Quickbooks Escritorio. El usuario puede verificar la creación de las nuevas facturas en Quickbooks, confirmando que el traspaso de información se realizó de manera automática y exitosa, eliminando la necesidad de re-captura manual en el sistema contable.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué es Quickbooks? Quickbooks es un software de contabilidad popular utilizado por pequeñas y medianas empresas para gestionar sus finanzas, incluyendo facturación, gastos y reportes.
¿Qué es Quickbooks Escritorio? Es la versión instalable del software Quickbooks, que se ejecuta directamente en la computadora del usuario.
¿Qué es Quickbooks Web? Es la versión en la nube (basada en navegador) de Quickbooks.
¿Qué formato de archivo se genera para Quickbooks Escritorio? El sistema genera un archivo con una estructura definida por Quickbooks, generalmente un archivo .iif.
¿Puedo importar el archivo directamente a Quickbooks Web? No, para Quickbooks Web, se recomienda usar aplicaciones de terceros disponibles en su tienda de APPS, como "Excel Transaction", que están certificadas para este propósito.
¿Qué es "Excel Transaction"? Es una aplicación web disponible en la tienda de APPS de Quickbooks que facilita la integración de datos (posiblemente desde archivos Excel u otros formatos) a Quickbooks Web.
¿La interfase transfiere todos los datos de la factura? Transfiere la información de la factura con la estructura definida por Quickbooks, diseñada para fines contables. Los detalles específicos transferidos dependerán de esa estructura.
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