1. Objetivo del Módulo
Esta funcionalidad permite configurar el envío automatizado y periódico de reportes del sistema de tráfico directamente a las cuentas de correo electrónico de los clientes. El objetivo es mantener a los clientes informados sobre el estatus de sus mercancías y tráficos de manera proactiva y sin intervención manual, mejorando la comunicación y la eficiencia operativa. La configuración de este servicio es libre de costo y se realiza a través del personal de IT de GPCNet.
2. Ubicación dentro del Sistema
La configuración del envío de reportes automatizados se realiza por el personal de IT de GPCNet, basándose en la información proporcionada por el usuario.
Datos de Origen de Correos: La configuración toma los correos del catálogo del cliente, en el apartado correspondiente.
Reportes Generados: Los reportes son generados por el sistema (ej., Reporte de Mercancías en Bodega, Reporte de Patio).
3. Proceso Paso a Paso (Configuración y Funcionamiento)
Para configurar el envío de reportes automatizados a sus clientes, siga estos pasos:
Contactar al Personal de IT de GPCNet: El envío de reportes automatizados de forma periódica se configura directamente por el personal de IT de GPCNet. Esta configuración es libre de costo.
Proporcionar Datos Obligatorios a IT: Para que el departamento de IT de GPCNet pueda configurar el envío, deberá proporcionarles los siguientes datos obligatorios:
Clave del Cliente: El identificador único del cliente para el cual se configurará el reporte.
Reporte deseado: Especifique cuál de los reportes definidos desea enviar. Los formatos actualmente definidos que permiten el envío automático son:
Reporte de Mercancías en Bodega (también conocido como Revisión de Mercancía).
Reporte de Patio y Tráficos Cruzados.
Consideración: Si desea que el reporte sea solo para un tipo de operación (Importación o Exportación), deberá especificar este dato, aunque es opcional.
Tipo de operación: Opcional (Indique "Impo" o "Expo").
Configuración de Correos en el Catálogo del Cliente: Los correos que el sistema tomará para generar el envío de los reportes son los tomados del catálogo del cliente, en el apartado que les corresponde. Es necesario asegurarse de que si hay múltiples destinatarios, los correos estén separados por el signo de punto y coma (;).
Ejemplo: correo1@dominio.com; correo2@dominio.com
Esquema Estandarizado de Envío: El sistema tiene un solo esquema estandarizado de hora/minuto para el envío de los reportes (ej., 7:00 am).
Ejemplo visual: Una imagen de un correo electrónico enviado al cliente, mostrando la hora configurada (ej., 7:00 am) y adjuntando el reporte.
Recepción de Reportes: Una vez configurado, el sistema enviará automáticamente los reportes a las cuentas de correo electrónico de los clientes según la periodicidad establecida (que no se especifica en el texto, pero se implica al decir "periódicamente") y el horario estándar.
4. Consideraciones Importantes
La configuración inicial de este servicio requiere la intervención del personal de IT de GPCNet.
La periodicidad y la hora de envío son estandarizadas (ej., 7:00 am), lo que asegura la consistencia en la entrega de reportes.
La precisión de los correos electrónicos en el catálogo del cliente es fundamental para que los reportes lleguen a los destinatarios correctos.
Este servicio es libre de costo.
5. Impacto Funcional
Mejora en la Comunicación con el Cliente: Mantiene a los clientes informados de forma proactiva y regular sobre el estado de sus operaciones y mercancías.
Eficiencia Operativa: Automatiza el envío de reportes, liberando al personal de la agencia aduanal de tareas manuales repetitivas.
Reducción de Consultas: Al recibir reportes automáticos, los clientes pueden necesitar hacer menos consultas directas al personal.
Control y Visibilidad: Proporciona al cliente una visión periódica de su mercancía en bodega o de sus tráficos.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Reporte no llega al cliente:
Verificación: Asegúrese de que los correos electrónicos en el catálogo del cliente estén correctamente escritos y separados por punto y coma (;) si son múltiples.
Verificación: Confirme con el personal de IT de GPCNet que la configuración se haya realizado correctamente y esté activa para la clave del cliente y el reporte deseado.
Verificación: Revise la carpeta de spam o correo no deseado del cliente.
Contenido del reporte no es el esperado:
Verificación: Asegúrese de haber solicitado el reporte deseado (Reporte de Mercancías o Reporte de Patio) al personal de IT.
Verificación: Si solicitó un filtro por tipo de operación, confirme que este se aplicó correctamente en la configuración.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: El cliente "Grandes Importaciones S.A." desea recibir diariamente a las 7:00 am un reporte automatizado sobre las mercancías que tiene en bodega. Su correo de contacto para reportes es reportes@grandesimportaciones.com.
Pasos a seguir:
Contacto con IT: El personal de la agencia aduanal contacta al departamento de IT de GPCNet para solicitar la configuración.
Provisión de Datos: Proporcionan a IT:
Clave del Cliente: La clave de "Grandes Importaciones S.A.".
Reporte deseado: "Reporte de Mercancías en Bodega".
Tipo de operación: (Dejado opcional, ya que no se especificó un filtro).
Verificación en Catálogo de Cliente: El personal de la agencia se asegura de que reportes@grandesimportaciones.com esté correctamente capturado en el catálogo del cliente "Grandes Importaciones S.A.", en la sección de correos para notificaciones.
Resultado y Verificación:
A partir del día siguiente, el cliente "Grandes Importaciones S.A." comenzará a recibir un correo electrónico a las 7:00 am con el reporte de sus mercancías en bodega adjunto. Esto confirma que el servicio de envío automatizado ha sido configurado y funciona correctamente.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Quién configura el envío de los reportes automáticos? El personal de IT de GPCNet.
¿Este servicio tiene costo? No, es libre de costo.
¿A qué hora se envían los reportes? Se envían en un esquema estandarizado de horas/minutos (ej., 7:00 am). No se pueden personalizar las horas de envío.
¿Qué reportes se pueden enviar automáticamente? Reporte de Mercancías en Bodega (Revisión de Mercancía) y Reporte de Patio y Tráficos Cruzados.
¿Puedo enviar un reporte solo para importaciones o exportaciones? Sí, es una opción adicional que se puede solicitar al personal de IT.
¿Cómo se ingresan múltiples correos electrónicos para un cliente? Se deben separar por el signo de punto y coma (;).
Control de Versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 11 de junio de 2025