1. Objetivo del módulo
Este módulo tiene un doble objetivo:
Convertir archivos PDF digitales a las especificaciones técnicas exigidas por VUCEM (tamaño, resolución, escala de grises, etc.) sin necesidad de impresión física. Esto hace que tus documentos sean candidatos para solicitar un e-Document.
Permitir la integración automática de ciertos documentos generados por el propio sistema de Tráfico al Expediente Digital, así como la integración masiva y unificación de múltiples PDF y la conversión de XML a PDF.
2. Ubicación dentro del sistema
Activación General de la Funcionalidad: Solicitud al departamento de Tráfico de GlobalPCNet.
Permiso de Usuario: Menú > Usuarios > (Seleccionar perfil de usuario) > Permiso "¿Permiso para conversión de documentos a características VUCEM?".
Configuración del Esquema de Conversión (Administrador): Menú > Documentos Digitalizados por Referencia (Expediente Digital) > Opción de edición de documentos.
Integración y Conversión (Manual): Menú > Tráfico > (Seleccionar referencia) > Expediente Digital.
Integración Automática desde Impresión de Documentos: Menú > Facturas / Impresión de Documentos (seleccionar documento específico y opción de reporte).
Integración Masiva de Archivos: Menú > Tráfico > (Seleccionar referencia) > Expediente Digital > Botón de integración masiva (ícono específico).
3. Proceso paso a paso
A continuación, se detalla cómo utilizar las nuevas funcionalidades de conversión e integración:
3.1 Activación y Permisos
Solicita al departamento de Tráfico de GlobalPCNet la activación de esta funcionalidad en tu sistema de Tráfico.
Una vez activada, un usuario administrador debe otorgar el permiso a los usuarios que lo requieran:
Accede al Menú > Usuarios.
Selecciona el perfil del usuario deseado.
Marca la opción "¿Permiso para conversión de documentos a características VUCEM?".
Guarda los cambios.
3.2 Configuración del Esquema de Conversión (Administrador)
Como usuario administrador, puedes determinar cómo el sistema manejará la integración y conversión de documentos:
Accede a Menú > Documentos Digitalizados por Referencia (Expediente Digital).
En el listado de documentos, selecciona la opción de edición para un documento específico.
Aquí podrás definir la forma en que el sistema generará la integración al Expediente Digital, incluyendo si se aplicaría siempre la conversión a especificaciones VUCEM para ese tipo de documento. Esto permite precargar la configuración para la solicitud del e-Document.
Realiza este mismo proceso de configuración si deseas agregar un nuevo documento al listado existente.
3.3 Fuentes de Información para Conversión VUCEM
El sistema permite la conversión de PDFs a especificaciones VUCEM desde cuatro fuentes principales:
Integración manual de archivos PDF directamente en el módulo de Expediente Digital.
Archivos generados desde el módulo de Impresión de Documentos del sistema de Tráfico.
Archivos provenientes del sistema de aConta.mx.
Facturas integradas automáticamente a través del procesamiento de facturas (Global Invoice).
3.4 Conversión Manual de un Documento PDF a Especificaciones VUCEM
Este es un ejemplo práctico de cómo convertir un PDF manualmente:
Dirígete a la referencia de tráfico deseada e ingresa al módulo de Expediente Digital.
Realiza la captura de la información adjuntando el archivo PDF que deseas validar ante VUCEM.
Haz clic en el botón "Aceptar" para guardar el registro.
Una vez generado el registro, verás que se habilita un botón con el estatus "u". Este estatus indica que el archivo está listo para ser enviado a una conversión VUCEM.
Haz clic en el botón "u". El sistema comenzará a procesar el documento.
Tras el procesamiento, el estatus cambiará a "u". Esto significa que el proceso ha finalizado y el documento ya cumple con las especificaciones requeridas por VUCEM, listo para una solicitud de e-Document en el módulo de Documentos VUCEM.
Para una consulta visual del documento convertido, haz clic en el enlace del documento. Para consultar el documento original, haz clic en el icono "u".
En caso de error durante la conversión, el estatus se mostrará como "u". Para reintentar, haz clic sobre el mismo ícono "u" que despliega el error.
3.5 Integración Automática al Expediente Digital desde Impresión de Documentos
El sistema puede integrar automáticamente al Expediente Digital los siguientes documentos generados desde el módulo de Impresión de Documentos del sistema de Tráfico:
Factura
Traducción de Factura
Manifestación de Valor 2016
Hoja de Cálculo
Certificado de Origen
T-MEC (en todos sus formatos disponibles)
Para activar esta integración:
Dirígete a la opción de impresión del documento deseado (ej. Menú > Facturas / Modo de reporte).
Selecciona la opción "Impresión y envío al expediente digital".
3.6 Integración Masiva de Archivos y Conversión de XML a PDF
Esta funcionalidad permite unificar múltiples PDFs y convertir XMLs a PDF para la integración al expediente digital:
Dirígete al módulo de Expediente Digital de la referencia de tráfico.
Utiliza la opción para buscar y seleccionar los archivos que deseas integrar (PDFs o XMLs).
Una vez seleccionados, el sistema los mostrará en la sección de archivos adjuntos. Aquí, podrás ordenar y secuenciar los PDFs según tus necesidades, utilizando el botón indicado para ello.
Si los archivos son XML, el sistema automáticamente los convertirá a PDF con una estructura que permita su lectura.
Si los archivos van a ser validados en VUCEM, asegúrate de seleccionar la opción que permite generar la solicitud ante VUCEM.
Haz clic en el botón "Aceptar". El sistema automáticamente unirá los archivos adjuntos en un solo archivo PDF bajo el nombre del documento seleccionado.
Para validar la unión, consulta el documento en el sistema, y podrás ver la integración de todos los archivos en un único PDF.
Posteriormente, podrás continuar con el proceso de conversión a especificaciones VUCEM para este documento unificado, como se explicó en el punto 3.4.
Una vez que el sistema completa el proceso de conversión y la petición a VUCEM, la respuesta del e-Document (si aplica) se obtendrá de manera automática dentro del sistema.
4. Consideraciones importantes
La conversión a especificaciones VUCEM garantiza que tus documentos cumplan con los requisitos técnicos para la solicitud de e-Document, evitando rechazos por formato o tamaño.
La integración automática desde "Impresión de Documentos" reduce la carga de trabajo manual y asegura que los documentos generados por el sistema sean adjuntados sin intervención.
La integración masiva y conversión de XML a PDF son herramientas poderosas para consolidar y preparar rápidamente la documentación para el expediente digital.
El administrador puede consultar la cantidad de documentos convertidos mensualmente para un seguimiento.
5. Impacto funcional
Esta actualización mejora significativamente la gestión del Expediente Digital al:
Ahorrar tiempo y recursos: Elimina la impresión y escaneo físico.
Reducir errores: Automatiza la conversión a especificaciones exactas de VUCEM.
Agilizar el e-Document: Prepara documentos para su solicitud de manera eficiente.
Centralizar la documentación: Permite integrar diversas fuentes y formatos en un solo expediente.
Mejorar la auditoría: Proporciona documentos estandarizados y fácilmente consultables.
6. Errores comunes o advertencias del sistema
Problema: El documento PDF no se convierte o muestra el estatus "u" (error de conversión).
Solución: Revisa que el archivo PDF original no contenga formularios, contraseñas, objetos OLE incrustados o código JavaScript. Verifica que no esté compactado. Intenta la conversión nuevamente haciendo clic en el ícono "u".
Problema: No puedes seleccionar la opción de conversión a VUCEM o integrar documentos automáticamente.
Solución: Confirma que la funcionalidad ha sido activada por GlobalPCNet y que tu usuario tiene el permiso "¿Permiso para conversión de documentos a características VUCEM?" otorgado por un administrador.
Problema: Al integrar múltiples archivos, no se unen o el orden es incorrecto.
Solución: Asegúrate de haber utilizado correctamente el botón de ordenamiento y de haber seleccionado todos los archivos deseados antes de hacer clic en "Aceptar".
7. Ejemplo práctico (descriptivo)
Escenario: Preparar un expediente digital completo para un e-Document.
Un Agente Aduanal necesita solicitar un e-Document para una operación. Tiene varios documentos en PDF (una factura digital, un certificado de origen, y un XML de un complemento de pago que necesita convertir a PDF) y quiere asegurarse de que todos cumplan con las especificaciones de VUCEM y estén unificados en un solo archivo para el expediente digital.
Pasos a seguir:
El usuario, con el permiso adecuado, ingresa al Expediente Digital de la referencia de tráfico.
Utiliza la función de integración masiva de archivos. Selecciona la factura PDF, el certificado de origen PDF y el archivo XML del complemento de pago.
Una vez que los archivos se muestran, el sistema automáticamente convierte el XML a PDF. El usuario arrastra y suelta para ordenar los documentos como: Factura, Certificado de Origen, Complemento de Pago.
Marca la opción para que el archivo unificado sea validado en ventanilla única y hace clic en "Aceptar".
El sistema une los tres documentos en un solo PDF y lo guarda con el nombre del documento seleccionado para el expediente.
Ahora, el usuario ve el documento unificado en el Expediente Digital con el estatus "u". Hace clic en este botón para iniciar la conversión del PDF unificado a las especificaciones de VUCEM.
Después de unos segundos, el estatus cambia a "u", indicando que el documento ya está listo para ser utilizado en la solicitud del e-Document, cumpliendo con todas las características requeridas.
Resultado y Verificación:
El usuario ha creado un expediente digital consolidado y optimizado para VUCEM, sin necesidad de imprimir ni escanear.
Todos los documentos (incluyendo el XML convertido) están en un solo PDF, en el orden deseado y con las especificaciones técnicas correctas.
El documento final está listo para ser enviado en la solicitud del e-Document de manera automática.
8. Control de versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 10 de junio de 2025