1. Objetivo del módulo
El objetivo de este proceso es automatizar la integración de documentos digitales (como facturas, certificados, etc.) desde una ubicación FTP directamente al Expediente Digital de las referencias de tráfico. Esto centraliza y organiza tu documentación, haciéndola accesible y fácil de gestionar.
2. Ubicación dentro del sistema
Configuración de Sufijos: Accesible por usuarios administradores en: Menú > Documentos Digitalizados (Expediente Digital).
Carpetas de FTP: Las rutas de archivo son gestionadas externamente en tu servidor FTP.
3. Proceso paso a paso
Para integrar archivos vía FTP al Expediente Digital, sigue estas consideraciones y pasos de configuración:
3.1 Estructura de Carpetas en el FTP
En la carpeta raíz de tu servidor FTP, crea una carpeta específica con el nombre exacto: _DOCUTRAF.
Todos los archivos que desees integrar al Expediente Digital deben ser colocados dentro de esta carpeta _DOCUTRAF.
3.2 Convención de Nombres de Archivo
El nombre de cada archivo es crucial para la integración, ya que el sistema lo usa para identificar la referencia y el tipo de documento. Debes usar el carácter arroba (@) como delimitador.
Formato Básico: [ReferenciaSistemaTrafico]@[SufijoTipoDocumento].[Extension]
Ejemplo: traficoprueba@FAC.pdf
traficoprueba: Es la referencia exacta de tu operación en el Sistema de Tráfico.
@: Es el delimitador que separa la referencia del sufijo del tipo de documento.
FAC: Es el sufijo configurado para el tipo de documento (ej. FAC para Factura).
.pdf: Es la extensión del archivo.
Con Comentarios Opcionales: Si necesitas agregar comentarios al documento o subir múltiples archivos del mismo tipo a la misma referencia, puedes usar una segunda arroba (@) como delimitador.
Formato con Comentarios: [ReferenciaSistemaTrafico]@[SufijoTipoDocumento]@[Comentario1]@[Comentario2...].[Extension]
Ejemplo: traficoprueba@FAC@Comentario1@Comentario2.pdf
Comentarios: Los datos que se agreguen después de la segunda @ aparecerán en la columna de "comentarios" dentro del sistema de Tráfico. Esto es útil para búsquedas o para distinguir múltiples archivos del mismo tipo.
3.3 Configuración de Sufijos de Documentos (Solo Administradores)
Para que el sistema reconozca el tipo de cada documento, debes configurar sufijos:
Accede al sistema de Tráfico con un usuario administrador.
Dirígete a Menú > Documentos Digitalizados (Expediente Digital).
Para cada tipo de documento que desees subir (ej. Factura, Certificado de Origen, Permiso, etc.), debes configurar un sufijo único de 2 a 4 caracteres.
Este sufijo es el que deberás usar en el nombre de tus archivos en el FTP, como se describe en el punto 3.2.
3.4 Horarios de Ejecución del Proceso
El proceso de integración de archivos desde el FTP al Expediente Digital se ejecuta automáticamente en los siguientes horarios (horas del centro de México):
12:30 PM
4:30 PM
11:30 PM
6:00 AM
3.5 Consideraciones para la Cantidad de Archivos
No existe un límite en la cantidad de archivos que puedes depositar o integrar.
Si planeas colocar una gran cantidad de archivos, se recomienda hacerlo después de las 10:00 PM. Esto asegura que sean integrados durante el último evento del día (6:00 AM), optimizando el rendimiento del sistema durante las horas de menor actividad.
4. Consideraciones importantes
La configuración de tu instancia de tráfico se realizará para que se comunique directamente con tu servidor de documentos FTP.
El servidor FTP está disponible 24/7, al igual que el sistema de Tráfico, para que puedas depositar tus documentos en cualquier momento.
5. Impacto funcional
Este proceso impacta en:
Automatización: Reduce la carga de trabajo manual al integrar documentos automáticamente al expediente digital.
Centralización: Todos tus documentos relacionados con las operaciones de tráfico se alojan en un único servidor y son accesibles desde el sistema.
Disponibilidad: Tus documentos están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, mejorando la consulta y la eficiencia.
Orden y Trazabilidad: La convención de nombres de archivo asegura que cada documento se vincule correctamente a su referencia y tipo, y los comentarios opcionales añaden una capa extra de organización.
6. Errores comunes o advertencias del sistema
Si durante un evento de integración el sistema detecta algún problema con uno o más archivos, te informará de la siguiente manera:
Problema: Un archivo no se integra correctamente.
Solución/Verificación: El proceso devolverá en la carpeta de errores (ubicada en tu FTP) un archivo de resumen que listará los archivos que marcaron error.
Adicionalmente, el sistema volverá a colocar el o los archivos que generaron el error directamente en la carpeta de errores para que puedas revisarlos.
Causas comunes de error:
Nombre de archivo incorrecto: Revisa que la referencia, el delimitador @, y el sufijo sean exactos y válidos según las configuraciones del sistema.
Sufijo no configurado: Asegúrate de que el sufijo utilizado en el nombre del archivo esté correctamente configurado en el módulo "Documentos Digitalizados (Expediente Digital)".
Referencia de tráfico inexistente: La referencia especificada en el nombre del archivo debe existir en el sistema de Tráfico.
Archivo corrupto o ilegible: Verifica que el archivo PDF no esté dañado.
7. Ejemplo práctico (descriptivo)
Escenario: Integrar facturas y certificados de origen para una nueva importación.
Un agente aduanal acaba de recibir varios documentos en formato PDF para una nueva operación de importación con la referencia IMP2025001. Necesita que estos documentos, específicamente una factura (FAC) y un certificado de origen (CO), se integren automáticamente a su Expediente Digital.
Pasos a seguir:
El agente aduanal verifica que en su servidor FTP existe la carpeta _DOCUTRAF en la raíz.
Renombra los archivos PDF de la siguiente manera:
Para la factura: IMP2025001@FAC.pdf
Para el certificado de origen: IMP2025001@CO.pdf
Si tuviera una segunda factura del mismo tipo para la misma referencia y quisiera agregar un comentario para diferenciarla, la nombraría así: IMP2025001@FAC@FacturaAdicional.pdf.
Copia y pega estos archivos renombrados en la carpeta _DOCUTRAF de su servidor FTP.
Sabiendo los horarios de ejecución, el agente aduanal espera el siguiente evento de integración automático (por ejemplo, el de las 4:30 PM).
Resultado y Verificación:
Después de que se ejecuta el proceso automático, el agente aduanal ingresa al sistema de Tráfico, busca la referencia IMP2025001 y accede a su Expediente Digital.
Verifica que los archivos IMP2025001@FAC.pdf y IMP2025001@CO.pdf aparecen listados como documentos adjuntos para esa referencia, bajo sus respectivos tipos (Factura y Certificado de Origen).
Si hubiera subido la IMP2025001@FAC@FacturaAdicional.pdf, vería un segundo archivo "Factura" con el comentario "FacturaAdicional" en la columna de comentarios.
En caso de algún error en el proceso, el agente aduanal revisaría la carpeta de errores en el FTP para identificar el problema y corregir el nombre del archivo o su contenido para reintentar la integración en el siguiente horario de ejecución.
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 10 de junio de 2025