1. Objetivo del módulo

El objetivo de este proceso es exportar automáticamente todos los documentos que fueron integrados en el Expediente Digital el día anterior a un servidor FTP. Esto proporciona una copia externa de la documentación por cliente, aduana, patente y pedimento, facilitando la distribución y el acceso a la información.

2. Ubicación dentro del sistema

  • Activación del Proceso: Este proceso se activa a nivel de instancia de tráfico, lo que significa que un administrador del sistema de tráfico debe configurar esta funcionalidad.

  • Acceso a los Archivos Entregados: Los archivos estarán disponibles en el servidor FTP externo que se configure para la entrega.

3. Proceso paso a paso

Para que los expedientes digitales se entreguen automáticamente en tu FTP, el proceso sigue los siguientes lineamientos:

3.1 Activación y Contenido de la Entrega

  1. El proceso se activa por instancia de tu sistema de Tráfico. Esto significa que la funcionalidad debe ser habilitada específicamente para tu entorno.

  2. Una vez activo, el proceso tomará todos los documentos que se integraron en el Expediente Digital el día anterior.

  3. Contempla la entrega de documentos para todos los clientes de tu instancia.

3.2 Horarios de Ejecución

El proceso de entrega de documentos al FTP se ejecuta automáticamente cuatro veces al día, generalmente después del proceso de integración de documentos, si este último está activo:

  • 12:30 PM (Mediodía)

  • 4:30 PM (Tarde)

  • 11:30 PM (Noche)

  • 6:00 AM (Madrugada del día siguiente)

3.3 Estructura de Carpetas para la Entrega

El sistema organiza los documentos en el FTP con una estructura de carpetas definida para facilitar la navegación y el acceso:

  • Carpeta Principal: Se crea una carpeta con el RFC del cliente.

    • Ejemplo: RFC_DEL_CLIENTE

  • Subcarpeta (por operación): Dentro de la carpeta del RFC del cliente, se crea una subcarpeta con el formato Aduana-Patente-Pedimento.

    • aaa_pppp_nnnnnnn (Donde aaa es Aduana con 3 dígitos, pppp es Patente con 4 dígitos, y nnnnnnn es Pedimento con 7 dígitos).

    • Ejemplo: 123_4567_8901234

  • Archivos: Dentro de la subcarpeta de la operación, se colocarán los documentos con un formato de nombre: Sufijo-Referencia-Nombre_del_archivo.

    • Ejemplo: FAC_IMP2025001_FacturaComercial.pdf

3.4 Retención de la Información

  • La información entregada en el FTP estará disponible por un lapso de 72 horas.

  • Posterior a este periodo, los archivos que cumplan con este tiempo de permanencia serán borrados automáticamente del servidor FTP para gestionar el espacio de almacenamiento.

4. Consideraciones importantes

  • El costo por configuración y hospedaje de este servicio se proporciona directamente en la solicitud del mismo.

  • Asegúrate de que la configuración del FTP sea correcta y que las credenciales de acceso estén actualizadas para evitar fallos en la entrega.

5. Impacto funcional

La entrega de Expediente Digital en FTP impacta en:

  • Distribución Automatizada: Permite una distribución automática y programada de la documentación del Expediente Digital a tus clientes o socios.

  • Acceso Consolidado: Tus clientes pueden acceder a sus documentos de manera centralizada en una estructura de carpetas lógica en el FTP.

  • Cumplimiento y Auditoría: Facilita el cumplimiento de requisitos de entrega de documentos y simplifica los procesos de auditoría al tener copias externas organizadas.

  • Eficiencia Operativa: Reduce la necesidad de enviar documentos manualmente, ahorrando tiempo y recursos.

6. Errores comunes o advertencias del sistema

Dado que el proceso se ejecuta automáticamente en segundo plano, los errores suelen manifestarse como la ausencia de archivos en el FTP o estructuras incompletas.

  • Problema: Los documentos no aparecen en el FTP o la estructura de carpetas es incorrecta.

    • Solución:

      • Verifica que el Proceso 01 (Integración de Expediente Digital en FTP) esté activo y funcionando correctamente, ya que el Proceso 02 toma los documentos de allí.

      • Confirma que la configuración del FTP (dirección, usuario, contraseña) en tu instancia de tráfico sea correcta y esté activa.

      • Asegúrate de que no haya problemas de conectividad entre tu instancia de tráfico y el servidor FTP.

      • Verifica que los horarios de ejecución coincidan con tus expectativas y que ya haya pasado al menos uno de ellos.

      • Revisa los logs del sistema de tráfico (si tienes acceso) para ver si hay mensajes de error relacionados con la conexión FTP o la entrega de archivos.

  • Problema: Los archivos desaparecen del FTP antes de lo esperado.

    • Solución: Recuerda que los archivos se borran automáticamente después de 72 horas. Asegúrate de que los archivos estén siendo descargados o gestionados dentro de este lapso si necesitas una permanencia mayor.

7. Ejemplo práctico (descriptivo)

Escenario: Proporcionar diariamente a un cliente una copia de los expedientes digitales de sus operaciones.

Una agencia aduanal tiene un cliente importante que requiere recibir una copia diaria de todos los documentos relacionados con sus operaciones de importación y exportación, organizados por número de pedimento.

Pasos a seguir:

  1. La agencia aduanal ha configurado previamente su instancia de tráfico para activar el Proceso 02: Entrega de Expediente Digital en FTP, y ha proporcionado las credenciales y la dirección del servidor FTP del cliente (o un servidor propio dedicado).

  2. Durante el día, los documentos se integran al Expediente Digital en el sistema de Tráfico (Proceso 01).

  3. Al finalizar el día (o en la madrugada), el Proceso 02 se ejecuta automáticamente (ej. a las 11:30 PM o 6:00 AM).

  4. El sistema de Tráfico identifica todos los documentos que fueron integrados el día anterior para ese cliente.

  5. Se conecta al servidor FTP configurado y comienza a subir los archivos.

  6. Para cada operación del cliente, el sistema crea una carpeta con el RFC del cliente, dentro de ella una subcarpeta con el formato Aduana-Patente-Pedimento (ej. 123_4567_8901234), y dentro de esta, coloca los archivos con su nombre Sufijo-Referencia-Nombre_del_archivo.

Resultado y Verificación:

  • Al día siguiente, el cliente (o su equipo) puede acceder a su servidor FTP y encontrar una estructura de carpetas organizada con todos los documentos del expediente digital de sus operaciones del día anterior.

  • Esto elimina la necesidad de que la agencia aduanal envíe manualmente los documentos cada día, y el cliente tiene un acceso rápido y estructurado a su información.

  • La agencia aduanal puede estar segura de que los documentos se están entregando de forma consistente y automática.

8. Control de versiones

  • Número de Versión: 1.0

  • Fecha de Actualización: 10 de junio de 2025