1. Objetivo del Módulo
Esta nueva funcionalidad del sistema permite al usuario ordenar al sistema que reenvíe documentos específicos que, por alguna razón, no se hayan enviado previamente y no se visualicen en el FTP de destino. El objetivo es asegurar la entrega completa de la documentación almacenada en el Expediente Digital al FTP, especialmente para clientes que tienen contratado el "Proceso 02" (envío automático de documentos). Esto garantiza la integridad del expediente digital en el destino y la continuidad de los flujos de información.
2. Ubicación dentro del Sistema
La opción "Habilitar los documentos para su reenvío en la próxima ejecución" se encuentra en:
Módulo de Expediente Digital (o en una sección de gestión de envíos de documentos).
3. Proceso Paso a Paso
Para habilitar documentos para su reenvío al FTP en la próxima ejecución del Proceso 02, siga estos pasos:
Identificar Documentos No Enviados:
Precondición: Esta opción la utilizan clientes que tienen contratado el "Proceso 02", el cual consiste en el envío automático de documentos almacenados en el expediente digital al destino como el FTP.
Situación: Se detecta que algún documento no se haya enviado previamente y no se visualice en el FTP de destino.
Acceder a la Opción "Habilitar los documentos para su reenvío": Localice esta opción dentro del sistema (presumiblemente en el Expediente Digital o un módulo de gestión de envíos).
Seleccionar Documentos para Reenvío:
Acción: Seleccione los documentos específicos que desea que el sistema tome en la próxima ejecución para su reenvío. Esto puede implicar la selección individual de documentos o la aplicación de filtros.
Confirmar Habilitación: Confirme la acción para habilitar los documentos para su reenvío.
Postcondición: El sistema marcará internamente estos documentos para que sean considerados en la siguiente ejecución del Proceso 02.
Esperar la Próxima Ejecución del Proceso 02:
Contexto: El Proceso 02 se ejecuta durante cuatro horarios definidos en el día.
Resultado: Los documentos habilitados serán incluidos en el envío durante la próxima ejecución programada del Proceso 02.
Horarios de Ejecución
El proceso de entrega de documentos al FTP se ejecuta automáticamente cuatro veces al día, generalmente después del proceso de integración de documentos, si este último está activo:
12:30 PM (Mediodía)
4:30 PM (Tarde)
11:30 PM (Noche)
6:00 AM (Madrugada del día siguiente)
4. Consideraciones Importantes
Esta funcionalidad es exclusiva para clientes que tienen contratado el "Proceso 02" para el envío automático de documentos.
El Proceso 02 se ejecuta en horarios predefinidos (cuatro veces al día), por lo que el reenvío ocurrirá en la siguiente ventana de ejecución.
La opción está diseñada para subsanar envíos fallidos o documentos faltantes en el FTP.
Asegúrese de que el documento realmente no se encuentre en el FTP de destino antes de habilitar su reenvío para evitar duplicados innecesarios.
5. Impacto Funcional
Integridad del Expediente en FTP: Asegura que todos los documentos importantes del expediente digital lleguen a su destino en el FTP, manteniendo la completitud de la información.
Recuperación de Envíos Fallidos: Proporciona un mecanismo para reenviar documentos que no se transmitieron correctamente la primera vez.
Automatización Continua: Mantiene el flujo de información automatizado, incluso frente a fallos temporales de envío.
Eficiencia en la Gestión Documental: Reduce la necesidad de intervención manual para mover documentos perdidos o no enviados.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Documento no se reenvía después de habilitarlo:
Verificación: Confirme que el cliente tiene contratado el "Proceso 02".
Verificación: Asegúrese de que el FTP de destino esté activo y accesible.
Verificación: Revise los logs del Proceso 02 (si están disponibles para el usuario o con soporte) para ver si hay errores en la ejecución del proceso.
Solución: Si el problema persiste, contacte a soporte técnico de GPCNet.
Documentos duplicados en el FTP:
Causa: El documento original sí se había enviado, pero el usuario lo habilitó para reenvío nuevamente.
Solución: Verifique siempre el FTP antes de habilitar un documento para reenvío.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Un cliente con el Proceso 02 contratado detecta que el acuse oficial de un COVE de una referencia específica no se encuentra en su FTP de destino, a pesar de que el COVE ya fue validado hace horas.
Pasos a seguir:
Identificación del Documento: El usuario ingresa al Expediente Digital de la referencia en cuestión y localiza el acuse de COVE que falta en el FTP.
Habilitar para Reenvío: El usuario selecciona el acuse de COVE y hace clic en la opción "Habilitar los documentos para su reenvío en la próxima ejecución".
Esperar Ejecución: El usuario sabe que el Proceso 02 se ejecuta en horarios definidos (ej., 7:00 am, 11:00 am, 3:00 pm, 7:00 pm). Espera la próxima ejecución.
Resultado y Verificación:
Durante la siguiente ejecución programada del Proceso 02, el sistema detecta el acuse de COVE habilitado y lo envía al FTP de destino. El usuario puede verificar en el FTP que el documento ahora está presente, asegurando que su expediente digital esté completo.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué es el "Proceso 02"? Es un servicio contratado con GPCNet que automatiza el envío de documentos almacenados en el expediente digital hacia un FTP de destino.
¿Cuándo se ejecuta el Proceso 02? Se ejecuta en cuatro horarios definidos durante el día.
¿Esta opción sirve para enviar cualquier documento al FTP? Está diseñada para documentos almacenados en el Expediente Digital que se envían automáticamente a través del Proceso 02.
¿Qué hago si un documento ya está en el FTP pero por error lo habilité para reenvío? El sistema podría reenviarlo, creando una duplicidad. Es importante verificar el FTP antes de habilitar.
¿Este servicio tiene costo? El manual no especifica el costo de la funcionalidad "Habilitar los documentos para su reenvío", pero menciona que el "Proceso 02" es un servicio contratado.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 2025-06-12