1. Objetivo del Módulo
El módulo de Expediente Digital permite almacenar de manera centralizada toda la documentación asociada a una referencia de tráfico. Este manual describe cómo los usuarios pueden integrar documentos de forma individual al expediente digital, especialmente aquellos que no son generados automáticamente por el sistema (como acuses de COVE/e-Document) ni se envían vía FTP. El objetivo es proporcionar una herramienta para mantener un expediente completo y organizado digitalmente, facilitando el acceso y la consulta de todos los documentos relevantes para una operación, y permitiendo incluso su validación en VUCEM si es necesario.
2. Ubicación dentro del Sistema
El módulo de Expediente Digital se encuentra en:
Menú > (Seleccionar Referencia de Tráfico) > Expediente Digital.
3. Proceso Paso a Paso
Para integrar documentos de forma individual al Expediente Digital de una referencia de tráfico, siga estos pasos:
Acceder a la Referencia de Tráfico: Ingrese al sistema y abra la referencia de tráfico a la cual desea añadir el documento.
Acceder al Módulo Expediente Digital: Dentro de la referencia de tráfico, localice y haga clic en la opción "Expediente Digital".
Ejemplo visual: Una interfaz mostrando el módulo "Expediente Digital" con un listado de documentos existentes y opciones para añadir nuevos.
Iniciar Carga de Documento Individual: Dentro del Expediente Digital, localice y haga clic en el botón "Insertar Nuevo Documento Digitalizado".
Seleccionar Tipo de Documento y Cargar Archivo:
Acción: Se le solicitará seleccionar el "Nombre del Documento" del listado (ej., Factura Comercial, Certificado de Origen, Lista de Empaque, etc.). Seleccione la clasificación adecuada para el documento que va a integrar.
Acción: Utilice el botón "Browse..." para seleccionar el archivo del documento desde su computadora.
Consideración: Asegúrese de que el archivo esté en un formato compatible (ej., PDF, JPG, PNG).
Proporcionar Información Adicional y Configurar Validación VUCEM: El sistema le permitirá agregar información adicional y, si es necesario, configurar la validación en VUCEM:
Comentario: Podrá agregar un comentario o breve descripción del documento.
¿Validar en Ventanilla Única?: Si este documento necesita ser validado o transmitido a VUCEM, debe marcar esta pregunta (checkbox).
Precondición: Si la opción "¿Validar en Ventanilla Única?" es seleccionada, deberá seleccionar una opción del listado de "Tipo de documento en Ventanilla Única". Este campo clasifica el documento según los tipos reconocidos por VUCEM.
Guardar/Integrar Documento: Haga clic en el botón "Guardar", "Aceptar" o "Integrar" para cargar el documento al Expediente Digital.
Postcondición: El documento se agregará al listado de archivos en el Expediente Digital de la referencia de tráfico. Si se marcó para validación en VUCEM, el sistema iniciará el proceso correspondiente.
4. Consideraciones Importantes
Este método de integración individual es ideal para documentos que no se generan automáticamente por el sistema y no están cubiertos por procesos de envío masivo a FTP.
La correcta clasificación del "Nombre del Documento" es importante para la organización y la futura búsqueda en el expediente digital.
Asegúrese de que los archivos sean legibles y estén en formatos compatibles antes de subirlos.
La opción "¿Validar en Ventanilla Única?" es crucial para aquellos documentos que requieren ser transmitidos oficialmente a VUCEM como parte del expediente electrónico aduanero.
5. Impacto Funcional
Expediente Completo y Centralizado: Permite al usuario mantener todo el expediente de una operación digitalmente completo, consolidando documentos generados por el sistema y documentos externos.
Fácil Acceso a Documentación: Facilita la consulta y descarga de cualquier documento relevante para una operación en un solo lugar.
Organización Mejorada: Ayuda a organizar la documentación por tipo, referencia y cronología.
Soporte para Auditorías: Un expediente digital completo es invaluable para procesos de auditoría y cumplimiento normativo.
Gestión Directa de Documentos VUCEM: Ofrece la capacidad de subir y, opcionalmente, validar documentos específicos en VUCEM desde el propio expediente digital.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Documento no se carga o error al subir:
Verificación: Asegúrese de que el archivo esté en un formato compatible y que no exceda el tamaño máximo permitido (si existe).
Verificación: Revise la conexión a internet.
Solución: Si el problema persiste, intente con otro archivo o contacte a soporte técnico.
Documento aparece en tipo incorrecto:
Causa: Se seleccionó un "Nombre del Documento" erróneo al subirlo.
Solución: Si el sistema permite la edición, corrija el tipo de documento. De lo contrario, podría ser necesario eliminar y volver a cargar con la clasificación correcta.
Error de validación en VUCEM:
Causa: Si se marcó "¿Validar en Ventanilla Única?" y VUCEM rechaza el documento, puede deberse a que el "Tipo de documento en Ventanilla Única" no es el correcto, o el archivo no cumple con las especificaciones de VUCEM (ej. tamaño, formato, contenido).
Solución: Revise la documentación de VUCEM para el tipo de documento específico o contacte a soporte técnico.
Documento no es visible después de cargar:
Verificación: Confirme que el proceso de carga se haya completado exitosamente y que el sistema haya mostrado un mensaje de confirmación.
Solución: Refresque la pantalla o intente buscar el documento por su nombre/descripción.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Un usuario ha recibido el "Certificado de Origen" en formato PDF para una importación (IMP-005) y necesita agregarlo al expediente digital de esa referencia. Además, sabe que este tipo de certificado debe ser validado en VUCEM como "Certificado de Origen".
Pasos a seguir:
Acceder a Referencia: El usuario ingresa al sistema y abre la referencia de tráfico IMP-005.
Acceder a Expediente Digital: Dentro de la referencia IMP-005, hace clic en la opción "Expediente Digital".
Iniciar Carga: El usuario localiza y hace clic en el botón "Insertar Nuevo Documento Digitalizado".
Seleccionar Tipo y Cargar Archivo:
En el campo "Nombre del Documento", el usuario selecciona "Certificado de Origen" del listado.
Utiliza el botón "Browse..." para seleccionar el archivo Certificado_Origen_IMP-005.pdf desde su computadora.
Añade un comentario como "Certificado de Origen GSP".
Configurar Validación VUCEM:
Marca la pregunta "¿Validar en Ventanilla Única?".
Del listado de "Tipo de documento en Ventanilla Única", selecciona "Certificado de Origen".
Guardar Documento: El usuario hace clic en "Guardar".
Resultado y Verificación:
El documento Certificado_Origen_IMP-005.pdf se integra al Expediente Digital de la referencia IMP-005. Además, el sistema inicia el proceso para validar este certificado en VUCEM, asegurando que el expediente digital esté completo y que la documentación relevante se transmita oficialmente. El usuario puede verificar el estatus de validación en VUCEM en la interfaz del documento.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué es el Expediente Digital? Es un módulo del sistema de tráfico que almacena de manera centralizada todos los documentos asociados a una referencia de tráfico, incluyendo los generados por el sistema y aquellos cargados externamente.
¿Cuándo debo usar la integración individual en lugar del FTP o la impresión de documentos? Debe usarla cuando el documento no se genera automáticamente por el sistema (ej., un acuse oficial de VUCEM) y cuando no tiene contratado un servicio de envío automático a FTP.
¿Qué formatos de archivo puedo subir? Comúnmente PDF, JPG, PNG. El sistema indicará los formatos compatibles.
¿Puedo eliminar un documento que subí al Expediente Digital? Generalmente sí, el sistema permite la eliminación de documentos cargados por el usuario, pero con las debidas precauciones y permisos.
¿Existe un límite de tamaño para los archivos que puedo subir? Puede haber límites de tamaño de archivo configurados en el sistema. Si el archivo es muy grande, podría generar un error.
¿Cuándo debo marcar "¿Validar en Ventanilla Única?"? Solo cuando el documento que está subiendo es uno que debe ser transmitido o validado oficialmente ante VUCEM como parte del expediente electrónico aduanero (ej., certificados, permisos, avisos que no se generan vía otras interfases).
¿Qué es el "Tipo de documento en Ventanilla Única"? Es una clasificación del documento según los tipos reconocidos por VUCEM, necesaria para su correcta transmisión y validación ante la autoridad.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.1
Fecha de Actualización: 13 de junio de 2025