1. Objetivo del Módulo
Este manual describe el proceso para integrar documentos directamente desde la opción de "Impresión de Documentos" de una referencia de tráfico hacia su Expediente Digital. El objetivo es centralizar la documentación oficial y generada por el sistema (como el Comprobante de Valor Electrónico - COVE, Manifestación de Valor, Factura, Traducción de Factura, Certificado de Origen, entre otros) en un repositorio digital único, asegurando que todos los archivos relevantes para una operación estén organizados y accesibles, sin necesidad de procesos de carga manual externos ni dependencias de FTP.
2. Ubicación dentro del Sistema
La funcionalidad de integración se encuentra en:
Menú > (Seleccionar Referencia de Tráfico) > Impresión de Documentos.
3. Proceso Paso a Paso
Para integrar un documento disponible en el módulo de "Impresión de Documentos" al Expediente Digital de una referencia de tráfico, siga estos pasos:
Acceder a la Referencia de Tráfico: Ingrese al sistema y seleccione la referencia de tráfico a la que desea integrar el documento.
Dirigirse a "Impresión de Documentos": Dentro de la referencia de tráfico, localice y haga clic en la opción "Impresión de Documentos".
Seleccionar el Documento Deseado: En la pantalla de "Impresión de Documentos", el sistema desplegará una lista de los diferentes documentos disponibles para generación e impresión.
Acción: Busque y marque la casilla (haga check) junto a la opción del documento que necesita integrar al Expediente Digital (por ejemplo, "Comprobante de Valor Electrónico", "Manifestación de Valor", "Factura", "Traducción de Factura", "Certificado de Origen", etc.).
Consideración: Si el documento tiene múltiples instancias (ej. varios COVEs en una referencia), el sistema podría permitirle elegir un COVE en particular o todos.
Iniciar la Integración: Una vez que haya seleccionado el documento deseado:
Acción: Localice el botón o la opción que permita "Integrar" el documento al Expediente Digital. (En contraste con "Generar" que solo visualiza).
Postcondición: Si elige "Integrar", el documento se añadirá automáticamente al Expediente Digital de la referencia activa.
4. Consideraciones Importantes
Esta opción está diseñada para integrar documentos que el sistema de tráfico puede generar o a los que tiene acceso directo a través de la funcionalidad de "Impresión de Documentos".
La integración manual de documentos VUCEM desde esta opción es útil como complemento a los procesos automáticos de gestión documental, brindando flexibilidad al usuario.
Asegúrese de estar en la referencia de tráfico correcta antes de realizar la integración para que el documento se adjunte al expediente adecuado.
La disponibilidad de ciertos documentos para "Integrar" dependerá de si ya han sido generados o validados en su respectivo módulo (ej., un COVE debe haber sido solicitado y recibido).
5. Impacto Funcional
Completitud del Expediente Digital: Asegura que todos los documentos relevantes, tanto los generados por el sistema como los oficiales, estén presentes en el expediente digital de cada operación.
Acceso Centralizado: Permite que los usuarios consulten y gestionen la documentación directamente desde el sistema de Tráfico, facilitando la consulta y eliminando la necesidad de buscar archivos en múltiples ubicaciones.
Control y Auditoría: Facilita la revisión y auditoría de la documentación al tener todos los archivos relevantes organizados en un solo lugar.
Eficiencia en el Flujo de Trabajo: Simplifica el proceso de archivo de documentos generados por el sistema, sin requerir pasos de carga manual adicionales.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Problema: El documento no se integra o no aparece en el Expediente Digital.
Solución: Verifique que el documento esté disponible y sea válido en el sistema (ej. el COVE tiene estatus U4). Asegúrese de haber seleccionado la opción correcta y de haber hecho clic en "Integrar" (y no solo en "Generar" o "Imprimir"). Confirme también que la referencia de tráfico es la correcta.
Problema: No puedes seleccionar el documento deseado para integrar.
Solución: Confirma que el documento (ej. Comprobante de Valor Electrónico, Manifestación de Valor) ha sido previamente procesado, generado y se encuentra asociado a esa referencia de tráfico en el sistema. Los documentos solo aparecerán en la lista si son aplicables y existen para la operación.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Un Agente Aduanal acaba de recibir la notificación de que el Comprobante de Valor Electrónico (COVE) para su tráfico de importación IMP2025005 ha sido liberado. Necesita adjuntar este COVE oficial al Expediente Digital de su sistema de Tráfico, y también desea integrar la "Traducción de Factura" que el sistema puede generar.
Pasos a seguir:
Acceder a Referencia: El usuario ingresa al sistema de Tráfico y busca la referencia IMP2025005.
Dirigirse a Impresión de Documentos: Una vez en la referencia, se dirige a Menú > (Referencia Actual) > Impresión de Documentos.
Integrar el COVE:
En la pantalla de "Impresión de Documentos", el usuario localiza la opción "Comprobante de Valor Electrónico" y marca la casilla.
El sistema le mostrará el COVE disponible para esa referencia. El usuario lo selecciona.
En lugar de solo "Generar" el documento, el usuario hace clic en el botón "Integrar".
Integrar la Traducción de Factura:
El usuario repite el paso, pero esta vez, selecciona la opción "Traducción de Factura" de la lista de documentos.
Hace clic en "Integrar".
Resultado y Verificación:
El COVE y la Traducción de Factura se adjuntan exitosamente al Expediente Digital de la referencia de tráfico IMP2025005.
Al acceder al Expediente Digital de esa referencia, el usuario podrá ver ambos documentos listados como archivos adjuntos, lo que facilita futuras consultas y auditorías al tener toda la documentación centralizada.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué es el Expediente Digital? Es un módulo del sistema de tráfico que almacena de manera centralizada todos los documentos asociados a una referencia de tráfico, incluyendo los generados por el sistema y aquellos cargados externamente.
¿Cuál es la diferencia entre "Generar" e "Integrar" en esta opción? "Generar" generalmente significa visualizar el documento en pantalla o descargarlo. "Integrar" significa adjuntar ese documento (normalmente en formato PDF) directamente al Expediente Digital de la referencia activa en el sistema.
¿Qué tipos de documentos puedo integrar con esta funcionalidad? Puede integrar todos aquellos documentos que estén disponibles en la opción de "Impresión de Documentos" y que el sistema permita su integración (ej., COVE, Manifestación de Valor, Factura, Traducción de Factura, Certificado de Origen).
¿Esta opción reemplaza la necesidad de un FTP para documentos? No directamente. Esta opción es para integrar documentos generados o disponibles en el sistema al Expediente Digital interno. Si un cliente tiene un Proceso 02 con FTP, eso es para el envío automático y externo de documentos a un servidor FTP. Son complementarios.
¿El documento integrado se guarda en PDF? Sí, generalmente el sistema integra estos documentos al Expediente Digital en formato PDF.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.1
Fecha de Actualización: 13 de junio de 2025