1. Objetivo del Módulo
Este módulo permite generar y mantener un expediente digital de documentos generales que pertenecen a la empresa o cliente registrado en el sistema. A diferencia de los documentos que amparan una operación de tráfico en particular, esta opción está diseñada para almacenar archivos de carácter corporativo o fiscal del cliente (ej., Acta Constitutiva, Carta Encomienda, Constancia de Situación Fiscal). El objetivo es centralizar la gestión de la documentación legal y administrativa del cliente, facilitando su consulta y acceso rápido para diversas operaciones.
2. Ubicación dentro del Sistema
La opción "Capturar Documentos" se encuentra en el módulo de Clientes:
Menú Principal > Catálogos > Clientes > Editar Cliente > Capturar Documentos.
La administración del listado de tipos de documentos es gestionada por el administrador en:
Menú Principal > Administrador > Documentos Digitalizados por Cliente (EXPEDIENTE).
3. Proceso Paso a Paso
Para capturar y almacenar documentos generales en el expediente de un cliente, siga estos pasos:
Acceder al Módulo de Clientes:
Acción: En el menú principal del sistema, navegue a la sección "Catálogos" y seleccione la opción "Clientes".
Precondición: Esta acción debe ser realizada por un usuario con los permisos adecuados (generalmente un usuario de la agencia aduanal con acceso a catálogos).
Seleccionar el Cliente a Editar:
Acción: En el listado de clientes, localice al cliente para el cual desea capturar o gestionar documentos generales.
Acción: Haga clic en la opción para "Editar" el perfil de este cliente.
Acceder a la Opción "Capturar Documentos":
Acción: Dentro de la pantalla de edición del cliente, busque y haga clic en la opción o botón "Capturar Documentos".
Ejemplo visual: Un botón o enlace con ese título.
Iniciar Carga de Nuevo Documento:
Acción: Dentro de la interfaz de "Capturar Documentos", busque un botón o enlace que indique "Añadir Documento", "Subir Documento" o similar, o que permita insertar una nueva fila.
Seleccionar Tipo de Documento y Cargar Archivo:
Acción: Se le solicitará seleccionar el "Tipo de Documento" del listado predefinido (ej., Acta Constitutiva, Carta Encomienda, Constancia de Situación Fiscal, Poder Notarial, etc.). Este listado de documentos es administrado por el usuario tipo administrador de la instancia de tráfico, a través de la opción "Documentos Digitalizados por Cliente (EXPEDIENTE)". Seleccione la clasificación adecuada.
Acción: Utilice el botón "Browse..." (o similar) para seleccionar el archivo del documento desde su computadora.
Consideración: Asegúrese de que el archivo esté en un formato compatible (ej., PDF es el más común para documentos legales y fiscales).
Proporcionar Información Adicional (Opcional):
Acción: El sistema podría permitir o requerir la captura de información adicional para el documento, como:
Descripción/Comentarios: Una breve nota o descripción del contenido.
Fecha de Expedición: La fecha en que el documento fue emitido.
Fecha de Vigencia: Si el documento tiene una caducidad.
Número de Documento/Folio: Un identificador propio del documento.
Guardar/Integrar Documento:
Acción: Haga clic en el botón "Guardar", "Aceptar" o "Integrar" para cargar el documento al expediente del cliente.
Postcondición: El documento se agregará al listado de archivos en la sección "Capturar Documentos" del perfil del cliente.
4. Consideraciones Importantes
Esta funcionalidad está destinada a la gestión de documentos generales del cliente o empresa, no a los documentos específicos de una operación de tráfico (ej., facturas comerciales, COVEs, pedimentos de una importación particular).
La personalización y gestión del listado de "Tipos de Documento" que aparecen en el selector es una tarea exclusiva del administrador del sistema, lo que permite adaptar las clasificaciones a las necesidades específicas de la agencia.
La correcta clasificación del "Tipo de Documento" es fundamental para la organización y la futura búsqueda.
Es importante mantener los documentos actualizados, especialmente aquellos con vigencia (ej., Constancia de Situación Fiscal).
Los documentos almacenados aquí son accesibles desde el perfil del cliente, lo que centraliza la información para el personal de la agencia aduanal.
5. Impacto Funcional
Centralización Documental: Crea un repositorio digital único para toda la documentación legal y administrativa de cada cliente, accesible desde su perfil en el sistema.
Eficiencia en la Consulta: Permite al personal de la agencia aduanal localizar rápidamente documentos importantes del cliente sin necesidad de buscar en archivos físicos o en otras ubicaciones externas.
Cumplimiento y Auditoría: Facilita la revisión de la documentación del cliente para fines de cumplimiento normativo, auditorías o procesos de debida diligencia.
Reducción de Riesgos: Asegura que documentos clave (ej., Carta Encomienda) estén digitalizados y disponibles.
Soporte a Múltiples Operaciones: Al ser documentos generales del cliente, no están atados a una referencia específica y pueden ser consultados para cualquier operación relacionada.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Problema: El documento no se carga o error al subir.
Solución: Verifique que el archivo esté en un formato compatible (ej. PDF) y que no exceda el tamaño máximo permitido. Revise la conexión a internet. Si el problema persiste, contacte a soporte técnico.
Problema: El documento aparece con un "Tipo de Documento" incorrecto.
Causa: Se seleccionó un "Tipo de Documento" erróneo al subirlo.
Solución: Si el sistema permite la edición, corrija el tipo de documento. De lo contrario, podría ser necesario eliminar y volver a cargar con la clasificación correcta.
Problema: No se puede acceder a la opción "Capturar Documentos".
Causa: El usuario no tiene los permisos adecuados.
Solución: Contacte a su administrador del sistema para solicitar los privilegios necesarios.
Problema: El "Tipo de Documento" deseado no aparece en el listado.
Causa: El tipo de documento no ha sido configurado por el administrador del sistema a través de la opción "Documentos Digitalizados por Cliente (EXPEDIENTE)".
Solución: Contacte a su administrador para que lo añada al listado de opciones configurables.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Un usuario de la agencia aduanal necesita subir la "Constancia de Situación Fiscal" actualizada de un cliente, "Comercio Global S.A.", al sistema, y también necesita la "Carta Encomienda" que se vence el próximo año.
Pasos a seguir:
Acceso al Cliente: El usuario ingresa a Menú Principal > Catálogos > Clientes y selecciona "Comercio Global S.A." para editar.
Acceso a Capturar Documentos: Dentro de la ficha del cliente, hace clic en la opción "Capturar Documentos".
Subir Constancia Fiscal:
Hace clic en "Añadir Documento".
En el campo "Tipo de Documento", selecciona "Constancia de Situación Fiscal" (previamente configurada por el administrador).
Usa "Browse..." para subir el archivo ConstanciaFiscal_CGSA.pdf.
Añade un comentario como "Última versión 2025".
Hace clic en "Guardar".
Subir Carta Encomienda:
Vuelve a hacer clic en "Añadir Documento".
En el campo "Tipo de Documento", selecciona "Carta Encomienda" (previamente configurada por el administrador).
Usa "Browse..." para subir el archivo CartaEncomienda_CGSA.pdf.
Añade una "Fecha de Vigencia": 31 de diciembre de 2026.
Hace clic en "Guardar".
Resultado y Verificación:
Ambos documentos ("Constancia de Situación Fiscal" y "Carta Encomienda") quedan almacenados en la sección "Capturar Documentos" del perfil de "Comercio Global S.A.". Ahora, cualquier usuario de la agencia con permisos podrá acceder rápidamente a estos documentos corporativos del cliente desde su expediente digital, sin importar la operación de tráfico específica.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Estos documentos son los mismos que los del Expediente Digital de una operación? No. Los documentos aquí son generales del cliente (ej., Acta Constitutiva, Carta Encomienda), no amparan una operación de tráfico específica. El Expediente Digital de una operación guarda documentos ligados a esa referencia particular (ej., COVEs, pedimentos).
¿Puedo subir cualquier tipo de archivo? Generalmente se utilizan formatos como PDF, aunque el sistema puede soportar otros tipos como JPG o PNG. Verifique los formatos compatibles.
¿Los documentos cargados aquí se envían automáticamente a alguna autoridad? No. Esta funcionalidad es para almacenamiento interno del expediente del cliente. La transmisión a autoridades (ej., VUCEM) se realiza a través de otros módulos específicos (como la solicitud de eDocuments desde el expediente digital de una referencia) y solo para documentos que lo requieran.
¿Cómo puedo saber si un documento tiene vigencia? Al capturar el documento, busque el campo "Fecha de Vigencia". Es una buena práctica registrarla para su seguimiento.
¿Quién administra el listado de "Tipos de Documento" que puedo seleccionar? El listado de tipos de documento es administrado por el usuario tipo administrador de la instancia de tráfico, a través de la opción "Documentos Digitalizados por Cliente (EXPEDIENTE)" en el módulo de Administrador. Si necesita un nuevo tipo, debe solicitarlo a su administrador.
¿Pueden los clientes acceder a estos documentos? El manual no especifica el acceso directo de los clientes a esta sección, pero la agencia aduanal gestiona qué información comparte con ellos a través de otros módulos o reportes.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.2
Fecha de Actualización: 23 de junio de 2025