1. Objetivo del Módulo
Esta mejora del sistema de tráfico permite la obtención y almacenamiento automático del XML de respuesta (XML de Acuse Oficial) de las peticiones de COVE (Comprobante de Valor Electrónico) y eDocument. Si la solicitud de estos documentos se tramita desde el sistema de tráfico, el XML de respuesta se incorporará automáticamente al Expediente Digital de la referencia. El objetivo es centralizar la documentación oficial, mejorar la trazabilidad y reducir la necesidad de búsqueda manual de estos archivos en fuentes externas, garantizando que el expediente digital esté completo y listo para consulta.
2. Ubicación dentro del Sistema
La funcionalidad de obtención automática se activa a través de una configuración por parte del área de soporte del sistema de tráfico. Una vez activa, los XML de respuesta se visualizarán en:
Módulo de Expediente Digital: Dentro de cada referencia de tráfico donde se haya generado un COVE o eDocument.
3. Proceso Paso a Paso
Para que el XML de respuesta de COVE y eDocument se obtenga y se incorpore automáticamente al Expediente Digital, siga estos pasos:
Solicitar la Activación de la Funcionalidad:
Acción: Es necesario realizar la solicitud al área de soporte del sistema de tráfico para que generen la activación de esta funcionalidad para su instancia.
Canal: Envíe un correo electrónico a soporte (trafico@globalpc.net) solicitando la activación de la "Obtención Automática de XML de Respuesta de COVE y eDocument en Expediente Digital".
Precondición: El área de soporte debe habilitar esta característica para que el sistema comience a recibir y almacenar estos XML.
Tramitar la Solicitud de COVE o eDocument desde el Sistema de Tráfico:
Acción: Una vez que la funcionalidad ha sido activada por soporte, continúe tramitando las solicitudes de COVE (desde Facturas o Remesas) o de eDocument (desde el módulo de eDocuments) directamente desde el sistema de tráfico, como lo hace habitualmente.
Consideración: Es crucial que la solicitud se origine desde el sistema de tráfico para que la respuesta pueda ser capturada automáticamente.
Obtención Automática del XML de Respuesta:
Comportamiento del Sistema: Una vez que VUCEM procesa la petición de COVE o eDocument y envía su respuesta (que incluye el XML de respuesta o XML de Acuse Oficial), el sistema de tráfico, gracias a la activación de soporte, interceptará y almacenará este XML.
Resultado: El XML de respuesta se incorporará automáticamente al Expediente Digital de la referencia correspondiente.
Consultar el XML de Respuesta en el Expediente Digital:
Acción: Acceda al Expediente Digital de la referencia de tráfico donde se generó el COVE o eDocument.
Visualización: Podrá visualizar el XML de respuesta listado entre los documentos del expediente (junto al acuse oficial en PDF, si esa funcionalidad también está activa).
Ejemplo: En el listado de documentos del Expediente Digital, verá una entrada para el "XML de Respuesta de COVE" o "XML de Respuesta de eDocument", la cual podrá descargar o visualizar.
4. Consideraciones Importantes
Esta es una mejora del proceso existente y requiere la activación por parte del área de soporte del sistema de tráfico.
La funcionalidad aplica solo a las peticiones de COVE y eDocument que se generan desde el propio sistema de tráfico.
El XML de respuesta es un documento oficial emitido por VUCEM, y su obtención automática complementa el expediente digital de la operación.
El usuario puede estar realizando cualquier otra acción en el sistema; el proceso de obtención del XML se ejecuta de forma asíncrona una vez que la petición inicial a VUCEM ha sido exitosa.
5. Impacto Funcional
Expediente Digital Más Completo: Asegura que el XML de respuesta, un documento oficial clave, se almacene automáticamente en el expediente digital, brindando una visión integral de la operación.
Mejora de Trazabilidad y Auditoría: Facilita la trazabilidad completa del ciclo del COVE/eDocument, desde la solicitud hasta la respuesta oficial, y simplifica las auditorías al centralizar todos los archivos.
Reducción de Trabajo Manual: Elimina la necesidad de que el usuario busque y cargue manualmente estos XML de respuesta en el expediente digital.
Acceso Rápido a Información Oficial: Permite un acceso inmediato al XML de respuesta cuando sea requerido para verificaciones o conciliaciones.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Problema: El XML de respuesta no aparece en el Expediente Digital.
Verificación: Asegúrese de que la funcionalidad haya sido activada por el área de soporte del sistema de tráfico.
Verificación: Confirme que la solicitud de COVE o eDocument se haya tramitado desde el sistema de tráfico y haya recibido una respuesta exitosa (estatus U4).
Solución: Contacte a soporte del sistema de tráfico si, tras estas verificaciones, el XML sigue sin aparecer.
Problema: Mensajes de error al solicitar COVE/eDocument (no relacionados con el XML de respuesta).
Solución: Los errores en la petición inicial de COVE/eDocument (ej., "Firma Inválida", "Contribuyente Inactivo") deben resolverse primero para que la respuesta de VUCEM pueda ser exitosa y, por ende, su XML de respuesta pueda ser obtenido. (Consulte el manual "Errores VUCEM: Respuestas emitidas por la autoridad").
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: El equipo de TI de una agencia aduanal ha activado la obtención automática de XML de respuesta. Un usuario de tráfico genera un COVE para una factura y un eDocument para un certificado en el sistema.
Pasos a seguir (Proceso Automatizado):
Generación de COVE: El usuario genera un COVE para la factura INV-2025-001 desde el sistema de tráfico. El estatus del COVE progresa a U3 y luego a U4.
Generación de eDocument: El usuario genera un eDocument para un certificado desde el sistema de tráfico. El estatus del eDocument progresa a U3 y luego a U4.
Obtención Automática de XML: Sin ninguna acción adicional por parte del usuario, el sistema de tráfico, al recibir las respuestas exitosas de VUCEM para el COVE y el eDocument, automáticamente captura los respectivos XML de respuesta.
Verificación en Expediente Digital: El usuario navega al Expediente Digital de la referencia de tráfico.
Resultado y Verificación:
El Expediente Digital de la referencia ahora contiene el XML de respuesta del COVE (ej., COVE_Response_INV-2025-001.xml) y el XML de respuesta del eDocument (ej., eDoc_Response_Cert_001.xml), además de los PDFs de los acuses oficiales (si esa funcionalidad está activa). Esto asegura que toda la documentación oficial de la operación esté centralizada y disponible para consulta.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué es el XML de respuesta (o XML de Acuse Oficial)? Es el archivo XML que VUCEM envía como confirmación oficial después de procesar una petición de COVE o eDocument. Contiene detalles estructurados de la validación.
¿Necesito hacer algo para que estos XML se guarden? Una vez que el área de soporte haya activado la funcionalidad para su instancia, y siempre que genere las peticiones desde el sistema de tráfico, el proceso de obtención y almacenamiento del XML será automático.
¿Esta funcionalidad tiene algún costo adicional? El manual no lo especifica, pero menciona que es una activación que debe generar el área de soporte del sistema de tráfico.
¿Los XML de respuesta son lo mismo que el XML del COVE completo? El XML de respuesta es el acuse oficial que VUCEM devuelve. El XML del COVE completo (que usted generó desde el sistema) contiene la información original de la factura/remesa. Ambos son parte de la documentación oficial.
¿Qué hago si mi petición de COVE/eDocument fue rechazada? Si la petición es rechazada, el XML de respuesta contendrá los mensajes de error. El sistema lo almacenará y deberá consultar el manual "Errores VUCEM: Respuestas emitidas por la autoridad" para diagnosticar y corregir el problema.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.0
Fecha de Actualización: 25 de julio de 2025