1. Objetivo del Módulo
Este manual tiene como objetivo guiar al usuario sobre cómo acceder y gestionar facturas dentro del Banco de Facturas del sistema. El Banco de Facturas es un módulo centralizado para la captura, edición y carga de facturas que aún no están ligadas a una referencia de tráfico específica. Su propósito es permitir la preparación de la información de las facturas de forma independiente, para su posterior asignación a operaciones de comercio exterior.
2. Ubicación dentro del Sistema
El acceso al Banco de Facturas y sus opciones de gestión se encuentran en:
Menú Principal > Facturas
3. Proceso Paso a Paso
Para acceder al Banco de Facturas y utilizar sus opciones de gestión, siga estos pasos:
Acceder al Módulo de Facturas:
Acción: En el menú principal del sistema, navegue y haga clic en el módulo "Facturas".
Resultado: Al acceder, el sistema lo dirigirá a una pantalla donde visualizará diversas opciones de gestión, incluyendo las tres principales para interactuar con el Banco de Facturas.
Ejemplo visual: Una pantalla que muestra un listado de facturas y varios botones de acción, con las opciones principales destacadas.
Opciones de Gestión de Facturas en el Banco: Según la necesidad, el usuario puede utilizar una de las siguientes opciones principales:
Añadir Factura a Banco:
Propósito: Permite capturar manualmente una nueva factura desde cero directamente en el Banco de Facturas.
Flujo al Acceder: Al acceder a esta opción, el sistema lo dirigirá directamente a una pantalla en blanco o un formulario para iniciar la captura de la factura, donde podrá ingresar todos los datos generales y el detalle de la misma.
Uso: Seleccione esta opción cuando necesite registrar una factura que aún no existe en el sistema y no será importada de forma electrónica.
Editar Factura de Banco:
Propósito: Permite modificar los datos de una factura que ya ha sido capturada previamente en el Banco de Facturas.
Flujo al Acceder: Al acceder a esta opción, el sistema le presentará un listado de las facturas existentes en el Banco de Facturas. Podrá utilizar filtros de búsqueda (ej., por número de factura, proveedor, fecha) para identificar la factura deseada. Una vez localizada, podrá seleccionarla para acceder a su edición.
Uso: Seleccione esta opción cuando necesite corregir o actualizar la información de una factura existente que aún no está ligada a un tráfico o que requiere ajustes antes de ser asignada.
Subir Factura Electrónica a Banco:
Propósito: Permite importar una factura de forma electrónica al Banco de Facturas, generalmente a través de la carga de un archivo XLS.
Flujo al Acceder: Al acceder a esta opción, el sistema le proporcionará la interfaz para adjuntar un archivo (generalmente mediante un botón "Browse..." o una zona de arrastre de archivos) con el fin de integrar la factura al Banco de Facturas.
Uso: Seleccione esta opción cuando desee cargar una factura de manera automatizada al Banco de Facturas, sin necesidad de captura manual.
4. Consideraciones Importantes
El Banco de Facturas sirve como un repositorio central para todas las facturas antes de que sean asociadas a operaciones de tráfico.
Las facturas en el Banco de Facturas están disponibles para su posterior asignación a referencias de tráfico a través de opciones como "Asignar Factura/Productos Subdividida de Banco a Tráfico".
La elección de la opción adecuada (Añadir, Editar, Subir) dependerá del estado actual de la factura (nueva, existente, electrónica) y del método de captura preferido.
5. Impacto Funcional
Centralización de Facturas: Proporciona un punto único para la gestión de todas las facturas en el sistema, antes de su vinculación a operaciones.
Flexibilidad en la Captura: Ofrece múltiples métodos para introducir facturas al sistema (manual, edición, carga electrónica).
Preparación para Tráfico: Las facturas en el Banco de Facturas pueden ser preparadas y validadas antes de ser asignadas a una referencia de tráfico, lo que mejora la eficiencia posterior.
Orden y Organización: Contribuye a un flujo de trabajo más organizado para la gestión de la documentación.
6. Errores Comunes o Advertencias del Sistema
Problema: Factura no se guarda al añadir o editar.
Solución: Revise que todos los campos obligatorios estén completos y que no haya errores de formato en los datos ingresados.
Problema: Error al subir Factura Electrónica a Banco.
Solución: Verifique que el archivo cumpla con el formato y estructura requeridos para la importación electrónica (ej., el layout del sistema). Consulte manuales específicos como "Procesamiento de Facturas" o "Integrar facturas desde el sistema aConta".
Problema: Factura no aparece al buscar para editar.
Solución: Asegúrese de que la factura haya sido guardada exitosamente en el Banco de Facturas. Utilice los filtros de búsqueda disponibles en el módulo de Facturas para localizarla.
7. Ejemplo Práctico (descriptivo)
Escenario: Un usuario necesita registrar una factura recibida de un proveedor que no será importada automáticamente por correo. La factura debe estar disponible para una futura subdivisión y asignación a un tráfico.
Pasos a seguir:
Acceso al Módulo de Facturas: El usuario ingresa a Menú Principal > Facturas.
Seleccionar "Añadir Factura a Banco": En la interfaz del módulo, el usuario selecciona la opción "Añadir Factura a Banco".
Captura de Datos: Se abre la pantalla de captura, donde el usuario ingresa todos los datos generales de la factura (número, fecha, proveedor, importe, etc.) y su detalle (productos, cantidades, precios). Durante este proceso, el usuario también marcaría la opción "¿Factura para control de subdivisiones?" para habilitar futuras subdivisiones.
Guardar Factura: Una vez completada la captura, el usuario hace clic en el botón para guardar la factura.
Resultado y Verificación:
La factura queda registrada en el Banco de Facturas y es visible en el listado. Ahora está disponible para ser editada a través de "Editar Factura de Banco" o para ser asignada a uno o varios tráficos utilizando la opción "Asignar Factura/Productos Subdividida de Banco a Tráfico". El usuario ha logrado preparar la factura en el sistema sin necesidad de una referencia de tráfico inmediata.
8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué es el Banco de Facturas? Es un módulo del sistema de tráfico que funciona como un almacén central para todas las facturas que no están directamente asociadas a una referencia de tráfico, pero que se preparan para su futura asignación.
¿Cuál es la diferencia entre "Añadir Factura a Banco" y "Subir Factura Electrónica a Banco"? "Añadir Factura a Banco" es para captura manual de facturas. "Subir Factura Electrónica a Banco" es para importar facturas de forma masiva o automatizada mediante archivos (PDF, XLS) o interfases.
¿Las facturas en el Banco de Facturas ya tienen un COVE o pedimento? No necesariamente. Las facturas se gestionan en el Banco de Facturas antes de ser ligadas a un tráfico y de generar su COVE o pedimento. Algunas pueden tener COVE si se solicita directamente desde el Banco de Facturas.
¿Puedo buscar una factura en el Banco de Facturas? Sí, el módulo de Facturas ofrece opciones de búsqueda y filtrado para localizar facturas específicas.
¿Para qué sirve una factura en el Banco de Facturas si no está ligada a un tráfico? Permite tener la información organizada y lista para cuando se necesite asignarla a una o varias operaciones de tráfico en el futuro, especialmente útil para operaciones de subdivisión.
¿Qué sucede al seleccionar "Editar Factura de Banco"? Se presentará un listado de facturas donde podrá buscar y seleccionar la que desea editar.
¿Qué sucede al seleccionar "Subir Factura Electrónica a Banco"? Se le dará la opción de adjuntar un archivo (ej. PDF, XLS) para integrar la factura al Banco de Facturas.
Control de Versiones
Número de Versión: 1.1
Fecha de Actualización: 24 de julio de 2025